Privacybeleid

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is Special Software Development SRL, fiscaal identificatienummer 39594308, ingeschreven in het handelsregister onder nr. J40/9725/2018, met statutaire zetel te Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 70, bl. 35, sc. 1, et. 8, ap. 34, Sector 3, București, România. Postadres: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România.

Voor vragen of verzoeken over persoonsgegevens kunt u schrijven naar [email protected]. De verwerkingsverantwoordelijke heeft op dit moment geen functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangewezen; verzoeken worden op hetzelfde adres afgehandeld.

2. Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken uitsluitend de gegevens die wij nodig hebben voor de hieronder genoemde doeleinden:

• accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf, adres, wachtwoord (uitsluitend opgeslagen als hash) en accountinstellingen;
• factuur- en betaalgegevens: factuurgegevens, abonnements- en betalingsgeschiedenis. Kaartgegevens voert u rechtstreeks in bij de betalingsverwerker en worden door ons niet opgeslagen;
• gebruiks- en technische gegevens: IP-adres, type browser en apparaat, bezochte pagina's, datum en tijd van toegang, authenticatie- en beveiligingslogboeken;
• communicatie: berichten via het contactformulier, de chat, supporttickets en gesprekken met de virtuele assistent;
• marketinggegevens: aanmelding voor de nieuwsbrief, communicatievoorkeuren, verwijzingsbron (partnerprogramma) en verleende toestemmingen;
• gegevens uit openbare bronnen over bedrijven en hun contactpersonen, gebruikt voor B2B-prospectie (zie sectie 9).

3. Waarom wij gegevens verwerken en op welke rechtsgrond

• het leveren van de Dienst, het aanmaken en beheren van uw account, technische ondersteuning: uitvoering van een overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b), AVG);
• facturering, boekhouding, fiscale verplichtingen en antwoorden aan autoriteiten: wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c), AVG);
• beveiliging van de Dienst, preventie van fraude en misbruik, toegangslogboeken: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f), AVG);
• nieuwsbrief, commerciële communicatie aan particulieren, cookies en analyse- en advertentietechnologieën: toestemming (art. 6, lid 1, onder a), AVG), die u te allen tijde kunt intrekken;
• commerciële communicatie aan bedrijven en B2B-prospectie, productverbetering: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f), AVG), onder voorbehoud van uw recht van bezwaar;
• verdediging in rechte: gerechtvaardigd belang.

4. Cookies en vergelijkbare technologieën

Wij gebruiken strikt noodzakelijke cookies (taal, markt, sessie, bij het afrekenen gekozen abonnement), waarvoor geen toestemming nodig is. Voorkeurs-, analyse- en marketingcookies worden pas ingeschakeld nadat u in de cookiebanner toestemming hebt gegeven. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken via de link "Cookie-instellingen" onderaan de pagina. De volledige lijst, met namen, doel en bewaartermijn, vindt u in het Cookiebeleid.

5. Met wie wij gegevens delen (ontvangers)

Gegevens zijn alleen toegankelijk voor medewerkers die ze nodig hebben en voor dienstverleners die ze namens ons en op grond van een overeenkomst verwerken (verwerkers). Categorieën dienstverleners:

• hosting en infrastructuur: Hetzner (Europese Unie); contentleveringsnetwerk en bescherming: Cloudflare;
• betalingsverwerking: Stripe, Netopia;
• transactionele e-mail, sms en meldingen: e-mail- en sms-aanbieders;
• analyse en advertenties (uitsluitend met uw toestemming): Google, Meta, OpenAI;
• functies met kunstmatige intelligentie: aanbieders van modellen (bijvoorbeeld Anthropic, OpenAI), zie sectie 11;
• online vergaderingen in de afsprakenapplicatie: Daily.co of Jitsi;
• overheidsinstanties, wanneer de wet dat vereist (bijvoorbeeld de belastingdienst voor elektronische facturering).
• Op verzoek sturen wij u de actuele lijst van dienstverleners en hun rol toe via [email protected].

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners (bijvoorbeeld Cloudflare, Stripe, Google, Meta, OpenAI, Anthropic) kunnen gegevens buiten de EER verwerken, met name in de Verenigde Staten. Wij geven gegevens alleen door op basis van de waarborgen van de AVG: een adequaatheidsbesluit (waaronder het EU-VS-gegevensprivacykader voor gecertificeerde aanbieders) of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. U kunt een kopie van de toepasselijke waarborgen opvragen via [email protected].

7. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• accountgegevens: zolang het account actief is en tot 30 dagen na verwijdering of beëindiging van het abonnement;
• facturen en boekhoudkundige bescheiden: 10 jaar, zoals de boekhoudwetgeving voorschrijft;
• toegangs- en beveiligingslogboeken (inclusief IP-adressen): maximaal 90 dagen; authenticatielogboeken: maximaal 12 maanden;
• gesprekken met de virtuele assistent en chatgesprekken: maximaal 6 maanden;
• contactberichten en supporttickets: maximaal 24 maanden na afsluiting;
• nieuwsbrief en toestemmingen: tot de toestemming wordt ingetrokken, en het bewijs van toestemming gedurende de verjaringstermijn;
• B2B-prospectiegegevens: maximaal 12 maanden zonder reactie, of tot u bezwaar maakt;
• versleutelde back-ups worden uiterlijk binnen 12 maanden overschreven.

8. Uw rechten

Op grond van de AVG hebt u het recht op: inzage in uw gegevens; rectificatie; wissing ("recht op vergetelheid"); beperking van de verwerking; gegevensoverdraagbaarheid; bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en tegen direct marketing; intrekking van uw toestemming zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast; en het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit. Stuur uw verzoek naar [email protected]; wij antwoorden binnen één maand (bij complexe verzoeken te verlengen met maximaal twee extra maanden, waarvan wij u op de hoogte stellen). Profielgegevens en toestemmingen kunt u wijzigen in uw accountpaneel. Wij kunnen om een identiteitsbewijs vragen om uw gegevens te beschermen.

9. B2B-prospectie en gegevens uit openbare bronnen

Om bedrijven te benaderen die geïnteresseerd kunnen zijn in onze diensten, gebruiken wij gegevens uit openbare bronnen over bedrijven en hun contactpersonen (bijvoorbeeld het handelsregister, de belastingdienst, openbare bedrijvengidsen, online kaarten): bedrijfsnaam, fiscaal identificatienummer, adres, bestuurders, zakelijke contactgegevens. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang; wij hebben dit schriftelijk beoordeeld (belangenafweging) en wij benaderen geen personen die bezwaar hebben gemaakt.

Als u op deze wijze een bericht van ons ontvangt, vermeldt het eerste bericht wie wij zijn, uit welke bron wij uw gegevens hebben verkregen en hoe u ons kunt vragen ze te wissen of bezwaar te maken. U kunt te allen tijde bezwaar maken via [email protected] of via de link in het bericht; wij nemen uw adres op in een blokkeerlijst die wij respecteren.

10. Gegevens die onze klanten in de applicaties invoeren

Wanneer u een product van het ecosysteem voor uw eigen onderneming gebruikt (bijvoorbeeld CRM, HR, facturering, afspraken, klinieken, praktijken), worden de gegevens van de personen die u in de applicatie invoert (uw klanten, werknemers, patiënten, leerlingen) door u verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke. Wij treden op als verwerker, uitsluitend op uw instructies en op grond van een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG). Bent u een persoon wiens gegevens door een van onze klanten zijn ingevoerd, neem dan eerst contact op met die klant.

11. Functies met kunstmatige intelligentie

Sommige functies (bijvoorbeeld de virtuele assistent, suggesties of samenvattingen) sturen uw tekst naar aanbieders van modellen voor kunstmatige intelligentie, die de gegevens uitsluitend verwerken om ons het resultaat terug te geven. Voor zover het contract of de instellingen van de aanbieder dat toelaten, staan wij niet toe dat de aanbieder uw content gebruikt om modellen te trainen, en nemen wij geen besluiten met rechtsgevolgen voor u op uitsluitend geautomatiseerde wijze. Voer in deze functies geen gegevens in die niet nodig zijn, in het bijzonder geen gevoelige gegevens.

12. Gegevensbeveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (HTTPS), hashing van wachtwoorden, rolgebaseerd toegangsbeheer, toegangslogboeken, versleuteling van gevoelige velden waar relevant, versleutelde back-ups en scheiding van omgevingen. Als zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet die u raakt, melden wij dit binnen de wettelijke termijnen aan de toezichthoudende autoriteit en, indien de wet dat vereist, aan u.

13. Minderjarigen

De Dienst is bedoeld voor personen met volledige handelingsbekwaamheid en richt zich niet op kinderen jonger dan 16 jaar. Gegevens van leerlingen of kinderen in onderwijsapplicaties worden ingevoerd door de school of de ouder als verwerkingsverantwoordelijke.

14. Wijzigingen van dit beleid

Wanneer het beleid inhoudelijk wijzigt, werken wij de ingangsdatum bij en, als de wijziging u aanzienlijk raakt, stellen wij u per e-mail of in de Dienst op de hoogte.

15. Contact en klachten

Voor vragen of verzoeken: [email protected] of per post naar Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România. U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Roemeense nationale toezichthoudende autoriteit voor de verwerking van persoonsgegevens (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, Boekarest, www.dataprotection.ro, of bij de toezichthoudende autoriteit van uw eigen EU-land van verblijf.