Wie migriere ich Daten aus HubSpot, Pipedrive, Salesforce verlustfrei?
Fast jede gescheiterte Migration hat dieselbe Ursache: Die Kontakte sind umgezogen, die Historie nicht. Ohne Historie geht das Team im ersten Monat zum alten System zurück – oder zu Excel.
Kurzantwort
- Exportieren Sie vier getrennte Entitäten: Kontakte, Firmen, Deals und Aktivitäten (E-Mails, Anrufe, Notizen).
- Behalten Sie die ursprünglichen Kennungen, damit sich die Verknüpfungen Kontakt–Firma–Deal wiederherstellen lassen.
- Bereinigen Sie den Bestand vor dem Import, nicht danach: Importierte Dubletten vermehren sich.
- Bilden Sie die Pipeline-Phasen mit denselben Namen nach, damit historische Berichte vergleichbar bleiben.
- Betreiben Sie beide Systeme zwei Wochen parallel und stellen Sie das alte dann auf schreibgeschützt.
Export-Checkliste
- Kontakte – mit allen benutzerdefinierten Eigenschaften, nicht nur den Standardfeldern.
- Firmen – mit USt-IdNr., Anschrift und der Verknüpfung zu ihren Kontakten.
- Deals – mit Wert, Phase, Erstellungsdatum, Abschlussdatum und Verlustgrund.
- Aktivitäten – E-Mails, Anrufe, Notizen und Termine, mit Datum und Autor.
- Anhänge – Angebote und unterschriebene Verträge, falls im CRM abgelegt.
- Nutzer – damit Deals den richtigen Personen zugeordnet werden und nicht einem Sammelkonto.
Die richtige Importreihenfolge
- Legen Sie zuerst die Nutzer an, damit Zuordnungen ein Ziel haben.
- Importieren Sie Firmen, denn sie sind die „Eltern“ der Kontakte.
- Importieren Sie Kontakte und verknüpfen Sie sie über die ursprüngliche Kennung mit den Firmen.
- Importieren Sie Deals und verknüpfen Sie sie mit Kontakt, Firma und Nutzer.
- Importieren Sie Aktivitäten zuletzt – sie sind am zahlreichsten und am langsamsten.
- Prüfen Sie an 10 zufällig gewählten Kunden, dass die Akte vollständig aussieht, nicht nur, dass die Summen stimmen.
Typische Migrationsfehler
- Alles migrieren, auch seit 5 Jahren tote Kontakte. Der neue Bestand beginnt verschmutzt.
- Aktivitäten überspringen, weil „es zu viele sind“ – genau sie treiben die Akzeptanz.
- Den Zugang zum alten System am Tag des Imports sperren.
- Die Dublettenprüfung nicht kontrollieren, sodass dieselbe Firma dreimal in verschiedenen Schreibweisen auftaucht.
So hilft 4softcrm
- Import aus CSV-Dateien, die Sie aus HubSpot, Pipedrive, Salesforce oder Zoho exportieren, mit schrittweiser Feldzuordnung.
- Dublettenprüfung beim Import, damit derselbe Kontakt nicht zweimal in den Bestand gelangt.
- Benutzerdefinierte Felder, sodass Sie keine Eigenschaften des alten Systems aufgeben müssen.