¿Dónde se guardan los datos del CRM y por qué importa que sea en la UE?
La primera pregunta de cualquier auditoría de datos es: «¿dónde se guardan: en un servidor propio, en la nube, en el CRM, en hojas de cálculo o en papel?». La respuesta debe estar documentada, no supuesta.
Respuesta corta
- Los datos de un CRM en la nube están en los centros de datos del proveedor o de su proveedor de alojamiento.
- Si esos centros de datos están fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia requiere garantías adicionales.
- Las garantías habituales son las cláusulas contractuales tipo y una evaluación del impacto de la transferencia.
- El alojamiento en la UE no te hace cumplir de forma automática, pero elimina el capítulo de cumplimiento más complicado.
- Pide por escrito la ubicación de los centros de datos y la lista de subencargados del proveedor.
Qué preguntar al proveedor antes de firmar
- «¿En qué país están los centros de datos que alojan mis datos de producción?»
- «¿Dónde se hacen las copias de seguridad y cuánto tiempo se conservan?»
- «¿Quiénes son los subencargados y qué parte de los datos tratan?»
- «¿Firmaréis conmigo un contrato de encargado del tratamiento?»
- «¿Cómo obtengo una exportación completa y con qué rapidez, si cierro la cuenta?»
Por qué importa en la práctica
- Una transferencia fuera del EEE sin garantías es en sí misma una infracción, aunque no haya ocurrido ningún incidente.
- Los grandes clientes B2B piden la ubicación de los datos en sus pliegos; una respuesta vaga puede dejarte fuera.
- En una inspección debes poder demostrar dónde están los datos, no solo el nombre del proveedor.
- La latencia y la disponibilidad también son mejores cuando el centro de datos está cerca de los usuarios.
Errores habituales
- Dar por hecho que un proveedor con sede en la UE aloja automáticamente en la UE.
- Ignorar las integraciones: un conector que envía contactos a un servicio de terceros cambia el mapa de datos.
- No documentar nada y luego no poder responder a la primera pregunta de una auditoría.
Cómo te ayuda 4softcrm
- Infraestructura en la Unión Europea, copias de seguridad incluidas.
- Exportación completa de los datos bajo petición, en un formato estructurado.
- Un ecosistema 4b2b integrado de forma nativa, es decir, menos conectores de terceros que mueven datos fuera de la UE.