¿Qué dice el RGPD sobre los datos de clientes en un CRM?

Qué debe existir en el CRM para cumplir

• Un campo con la base jurídica y el origen de cada contacto: de dónde viene y por qué lo tratas.
• Un registro del consentimiento para la comunicación comercial, con fecha y canal.
• Roles y permisos, para que cada empleado vea solo los datos que necesita.
• Un registro de cambios: quién modificó una ficha y cuándo.
• Exportación y supresión bajo petición, en un formato estructurado.
• Una política de conservación: los contactos no se guardan indefinidamente «por si acaso».

Las causas de sanción más frecuentes

Entre los motivos de sanción más habituales en la Unión Europea están la falta de medidas de seguridad adecuadas y los consentimientos mal obtenidos: premarcados, agrupados o imposibles de retirar.

Para las infracciones graves, la multa puede llegar a 20 millones de euros o al 4 % del volumen de negocio anual mundial.

Errores habituales

• Importar una lista comprada sin poder demostrar de dónde proceden los datos.
• Enviarse la lista de clientes por correo o por WhatsApp entre compañeros.
• Acceso total para todos los usuarios, «para simplificar».
• No tener firmado el contrato de encargado con el proveedor del CRM ni con los demás proveedores que tocan los datos.
• Borrar un contacto sin borrar las copias en las exportaciones locales.

Cómo te ayuda 4softcrm

• La base jurídica, el origen y el consentimiento se registran como datos estructurados en cada contacto.
• Roles y permisos granulares, con un registro de cambios por ficha.
• Exportación y supresión bajo petición, con los datos alojados en la Unión Europea.