Comment migrer de HubSpot, Pipedrive ou Salesforce sans rien perdre ?
Presque toutes les migrations ratées ont la même cause : les contacts ont été déplacés, l’historique non. Sans historique, l’équipe retourne à l’ancien système — ou à Excel — dès le premier mois.
Réponse courte
- Exportez quatre entités distinctes : contacts, sociétés, opportunités et activités (e-mails, appels, notes).
- Conservez les identifiants d’origine, pour pouvoir reconstruire les liens contact–société–opportunité.
- Nettoyez la base avant l’import, pas après : les doublons importés se multiplient.
- Reconstruisez les étapes du pipeline avec les mêmes noms, pour que les rapports historiques restent comparables.
- Faites tourner les deux systèmes en parallèle pendant deux semaines, puis passez l’ancien en lecture seule.
Liste de contrôle de l’export
- Contacts — avec toutes les propriétés personnalisées, pas seulement les standards.
- Sociétés — avec numéro de TVA, adresse et lien vers leurs contacts.
- Opportunités — avec montant, étape, date de création, date de clôture et motif de perte.
- Activités — e-mails, appels, notes et rendez-vous, avec date et auteur.
- Pièces jointes — devis et contrats signés, s’ils sont stockés dans le CRM.
- Utilisateurs — pour que les opportunités soient attribuées aux bonnes personnes, pas à un compte générique.
Le bon ordre d’import
- Créez d’abord les utilisateurs, pour que les attributions aient où se poser.
- Importez les sociétés, car ce sont les « parents » des contacts.
- Importez les contacts et liez-les aux sociétés par l’identifiant d’origine.
- Importez les opportunités et liez-les au contact, à la société et à l’utilisateur.
- Importez les activités en dernier — ce sont les plus nombreuses et les plus lentes.
- Vérifiez sur 10 clients choisis au hasard que la fiche est complète, et pas seulement que les totaux concordent.
Erreurs fréquentes de migration
- Tout migrer, y compris des contacts morts depuis 5 ans. La nouvelle base démarre sale.
- Sauter les activités parce qu’il y en a « trop » — ce sont pourtant elles qui font l’adoption.
- Couper l’accès à l’ancien système le jour même de l’import.
- Ne pas vérifier le dédoublonnage, si bien que la même société apparaît trois fois avec des orthographes différentes.
Ce que 4softcrm apporte
- Import par fichier CSV exporté depuis HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zoho ou Excel, avec mappage des champs pas à pas.
- Dédoublonnage à l’import, pour éviter que le même contact entre deux fois dans la base.
- Des champs personnalisés pour ne pas abandonner les propriétés de l’ancien système.