Πώς κρατάω τα email των πελατών στο CRM;
Αν οι συζητήσεις με πελάτες μένουν μόνο σε προσωπικά γραμματοκιβώτια, οι καρτέλες του CRM είναι άδειες και κανείς δεν εμπιστεύεται το σύστημα. Η λύση είναι ένας απλός κανόνας: η εμπορική αλληλογραφία φεύγει από το CRM.
Σύντομη απάντηση
- Στο 4softcrm στέλνετε το email 1:1 απευθείας από την καρτέλα της επαφής ή της ευκαιρίας.
- Το μήνυμα που στάλθηκε μένει στο ιστορικό της καρτέλας, δίπλα σε κλήσεις, συναντήσεις και μηνύματα WhatsApp ή SMS.
- Το 4softcrm δεν συγχρονίζει το γραμματοκιβώτιό σας στο Gmail ή στο Outlook· τα μηνύματα που στέλνονται εκτός CRM δεν εμφανίζονται αυτόματα στην καρτέλα.
- Τις σημαντικές απαντήσεις που λαμβάνετε στο γραμματοκιβώτιό σας τις καταγράφετε ως δραστηριότητα στην ευκαιρία.
- Προγραμματίζετε συναντήσεις στο ημερολόγιο δραστηριοτήτων του CRM, συνδεδεμένες με την επαφή και την ευκαιρία.
Πού κρατά η ομάδα κάθε είδος επικοινωνίας
Ένας απλός κανόνας για την ομάδα
| Είδος | Πού γίνεται | Πώς φτάνει στην καρτέλα |
|---|---|---|
| Εμπορικό email που στάλθηκε | Από την καρτέλα επαφής ή ευκαιρίας | Αυτόματα, στο ιστορικό |
| Απάντηση που ελήφθη στο γραμματοκιβώτιο | Στο Gmail, στο Outlook ή σε άλλον πελάτη email | Καταγράφεται χειροκίνητα ως δραστηριότητα |
Βήματα για την εφαρμογή στην πράξη
- Συμφωνήστε ως ομάδα ότι προσφορές και υπενθυμίσεις στέλνονται από το CRM, όχι από προσωπικό γραμματοκιβώτιο.
- Ελέγξτε ότι κάθε επαφή έχει σωστή διεύθυνση email στην καρτέλα.
- Στείλτε το πρώτο email από την καρτέλα της ευκαιρίας και ελέγξτε ότι εμφανίζεται στο ιστορικό.
- Καταγράψτε ως δραστηριότητα τις απαντήσεις που αλλάζουν την κατάσταση της ευκαιρίας.
- Προγραμματίστε συναντήσεις στο ημερολόγιο δραστηριοτήτων, ώστε να εμφανίζονται στην καρτέλα και στο inbox δραστηριοτήτων.
Συχνά λάθη
- Προσφορές που στέλνονται από προσωπικό γραμματοκιβώτιο, οπότε η καρτέλα δεν δείχνει τι υποσχεθήκατε στον πελάτη.
- Απαντήσεις που αλλάζουν τη διαπραγμάτευση αλλά δεν καταγράφονται ποτέ στο CRM.
- Καμία πολιτική διατήρησης, οπότε μηνύματα με προσωπικά δεδομένα μένουν για πάντα.
- Μη ενημέρωση των υπαλλήλων για το τι καταγράφεται στο CRM — πρόβλημα και εμπιστοσύνης και συμμόρφωσης.
Πώς βοηθά το 4softcrm
- Email 1:1 που στέλνεται απευθείας από την καρτέλα επαφής ή ευκαιρίας, αποθηκευμένο στο ιστορικό.
- Ημερολόγιο και inbox δραστηριοτήτων, με συναντήσεις συνδεδεμένες με την επαφή και την ευκαιρία.
- SMS και WhatsApp που στέλνονται από την ίδια καρτέλα μέσω 4notify, στο ίδιο ιστορικό.