Πού αποθηκεύονται τα δεδομένα του CRM και γιατί να είναι στην ΕΕ;
Η πρώτη ερώτηση σε κάθε έλεγχο δεδομένων είναι «πού αποθηκεύονται τα δεδομένα: σε δικό μας διακομιστή, στο cloud, στο CRM, σε λογιστικά φύλλα ή σε χαρτί;». Η απάντηση πρέπει να είναι τεκμηριωμένη, όχι υποτιθέμενη.
Σύντομη απάντηση
- Τα δεδομένα ενός CRM στο cloud βρίσκονται στα κέντρα δεδομένων του παρόχου ή του παρόχου φιλοξενίας του.
- Αν αυτά τα κέντρα δεδομένων βρίσκονται εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, η μεταφορά απαιτεί πρόσθετες εγγυήσεις.
- Οι συνήθεις εγγυήσεις είναι οι τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες και η εκτίμηση επιπτώσεων της μεταφοράς.
- Η φιλοξενία στην ΕΕ δεν σας κάνει αυτόματα συμμορφούμενους, αλλά αφαιρεί το πιο περίπλοκο κεφάλαιο συμμόρφωσης.
- Ζητήστε γραπτώς τις τοποθεσίες των κέντρων δεδομένων και τη λίστα υπο-εκτελούντων του παρόχου.
Τι ρωτάτε τον πάροχο πριν υπογράψετε
- «Σε ποια χώρα βρίσκονται τα κέντρα δεδομένων που φιλοξενούν τα δεδομένα παραγωγής μου;»
- «Πού γίνονται τα αντίγραφα ασφαλείας και πόσο διατηρούνται;»
- «Ποιοι είναι οι υπο-εκτελούντες και ποιο μέρος των δεδομένων αγγίζουν;»
- «Θα υπογράψετε μαζί μου σύμβαση εκτελούντος την επεξεργασία (DPA);»
- «Πώς παίρνω πλήρη εξαγωγή και πόσο γρήγορα, αν κλείσω τον λογαριασμό;»
Γιατί έχει σημασία στην πράξη
- Μια μεταφορά εκτός ΕΟΧ χωρίς εγγυήσεις είναι από μόνη της παραβίαση, ακόμη κι αν δεν έγινε κανένα περιστατικό.
- Μεγάλοι πελάτες B2B ζητούν την τοποθεσία των δεδομένων στα έγγραφα των διαγωνισμών· μια ασαφής απάντηση μπορεί να σας αποκλείσει.
- Σε έλεγχο πρέπει να μπορείτε να δείξετε πού βρίσκονται τα δεδομένα — όχι μόνο το όνομα του παρόχου.
- Η καθυστέρηση και η διαθεσιμότητα είναι επίσης καλύτερες όταν το κέντρο δεδομένων βρίσκεται κοντά στους χρήστες.
Συχνά λάθη
- Υπόθεση ότι ένας πάροχος με έδρα στην ΕΕ φιλοξενεί αυτόματα στην ΕΕ.
- Αγνόηση των ενσωματώσεων: ένας connector που στέλνει επαφές σε υπηρεσία τρίτου αλλάζει τον χάρτη δεδομένων.
- Καμία τεκμηρίωση, και μετά αδυναμία απάντησης στην πρώτη ερώτηση ενός ελέγχου.
Πώς βοηθά το 4softcrm
- Υποδομή στην Ευρωπαϊκή Ένωση, συμπεριλαμβανομένων των αντιγράφων ασφαλείας.
- Πλήρης εξαγωγή δεδομένων κατόπιν αιτήματος, σε δομημένη μορφή.
- Ένα εγγενώς ενσωματωμένο οικοσύστημα 4b2b, άρα λιγότεροι connectors τρίτων που μεταφέρουν δεδομένα εκτός ΕΕ.