Wie halte ich Kunden-E-Mails im CRM fest?
Bleiben Kundengespräche nur in persönlichen Postfächern, sind die CRM-Akten leer und niemand vertraut dem System. Die Lösung ist eine einfache Regel: Geschäftliche Korrespondenz geht aus dem CRM hinaus.
Kurzantwort
- In 4softcrm senden Sie die E-Mail 1:1 direkt aus dem Kontakt- oder Deal-Datensatz.
- Die gesendete Nachricht bleibt im Verlauf der Akte, neben Anrufen, Terminen sowie WhatsApp- oder SMS-Nachrichten.
- 4softcrm synchronisiert Ihr Gmail- oder Outlook-Postfach nicht; außerhalb des CRM gesendete Nachrichten erscheinen nicht automatisch in der Akte.
- Wichtige Antworten, die in Ihrem Postfach eingehen, erfassen Sie als Aktivität am Deal.
- Termine planen Sie im Aktivitätskalender des CRM, verknüpft mit Kontakt und Deal.
Wo das Team welche Art von Kommunikation führt
Eine einfache Regel für das Team
| Art | Wo sie stattfindet | Wie sie in die Akte gelangt |
|---|---|---|
| Gesendete geschäftliche E-Mail | Aus dem Kontakt- oder Deal-Datensatz | Automatisch, im Verlauf |
| Im Postfach eingegangene Antwort | In Gmail, Outlook oder einem anderen Mailprogramm | Manuell als Aktivität erfasst |
Schritte für die Praxis
- Vereinbaren Sie im Team, dass Angebote und Nachfass-Mails aus dem CRM gesendet werden, nicht aus einem persönlichen Postfach.
- Prüfen Sie, dass jeder Kontakt die richtige E-Mail-Adresse in der Akte hat.
- Senden Sie die erste E-Mail aus dem Deal-Datensatz und prüfen Sie, dass sie im Verlauf erscheint.
- Erfassen Sie Antworten, die den Stand des Deals ändern, als Aktivität.
- Planen Sie Termine im Aktivitätskalender, damit sie in der Akte und im Aktivitäten-Posteingang erscheinen.
Typische Fehler
- Angebote aus einem persönlichen Postfach senden, sodass die Akte nicht zeigt, was dem Kunden zugesagt wurde.
- Antworten, die die Verhandlung verändern, aber nie im CRM erfasst werden.
- Keine Aufbewahrungsregel, sodass Nachrichten mit personenbezogenen Daten ewig gespeichert werden.
- Mitarbeiter nicht informieren, was im CRM erfasst wird – ein Vertrauens- und ein Compliance-Problem.
So hilft 4softcrm
- 1:1-E-Mail direkt aus dem Kontakt- oder Deal-Datensatz, im Verlauf gespeichert.
- Ein Aktivitätskalender und -posteingang, mit Terminen, die mit Kontakt und Deal verknüpft sind.
- SMS und WhatsApp aus demselben Datensatz über 4notify, im selben Verlauf.