Wie verbinde ich WhatsApp Business mit dem CRM?
Auch im B2B-Vertrieb in Deutschland laufen viele Kundengespräche über WhatsApp. Das Problem: Die Unterhaltungen bleiben auf dem Handy des Vertriebsmitarbeiters, nicht im Unternehmen.
Kurzantwort
- Die Verbindung läuft über die WhatsApp Business API (WABA), den offiziellen Kanal von Meta für Kommunikation in großem Umfang.
- Die WhatsApp-Business-App auf dem Handy lässt sich nicht sauber integrieren – sie hat dafür keine API.
- In 4softcrm senden Sie die WhatsApp-Nachricht oder SMS aus dem Kontakt- oder Deal-Datensatz über 4notify, und sie wird als Aktivität protokolliert.
- Vom Unternehmen begonnene Nachrichten nutzen von Meta genehmigte Vorlagen und werden von Meta berechnet.
- 4softcrm hat keinen gemeinsamen WhatsApp-Posteingang; wichtige Antworten erfassen Sie als Aktivität am Deal.
Was Sie gewinnen, wenn Nachrichten aus dem CRM gehen
- Versendete Nachrichten bleiben im Unternehmen, wenn ein Vertriebsmitarbeiter geht, nicht nur auf seinem privaten Handy.
- Ein Kollege sieht in der Akte, was dem Kunden wann gesendet wurde, ohne nach Screenshots zu fragen.
- Nachrichten erscheinen auf der Deal-Timeline, neben E-Mails und Anrufen.
- Die Telefonnummer kommt aus der Akte, Sie kopieren Kontakte nicht mehr von Hand ins Handy.
- Sie führen einen Nachweis der geschäftlichen Kommunikation, hilfreich für die DSGVO-Nachvollziehbarkeit.
So nehmen Sie es in Betrieb
- Aktivieren Sie den WhatsApp-Kanal in 4notify, dem Benachrichtigungsdienst des 4b2b-Ökosystems.
- Wählen Sie eine eigene Nummer – eine bereits in der Handy-App genutzte Nummer muss zuvor freigegeben werden.
- Prüfen Sie, dass die Telefonnummern in den Kontaktakten korrekt mit Ländervorwahl erfasst sind.
- Reichen Sie die Nachrichtenvorlagen, mit denen Sie Gespräche beginnen, zur Genehmigung ein.
- Legen Sie fest, wer im Team Antworten nachverfolgt und als Aktivität am Deal protokolliert.
Typische Fehler
- Private Nummern der Vertriebsmitarbeiter nutzen – Kundendaten bleiben außerhalb des Unternehmens.
- Werbliche Nachrichten ohne Einwilligung versenden, was zu Sperrungen und DSGVO-Risiko führt.
- Vorlagen nicht rechtzeitig genehmigen lassen und dann keine Gespräche beginnen können.
- Ein einziger Vertriebsmitarbeiter ist für alle Gespräche zuständig und wird zum Engpass.
So hilft 4softcrm
- WhatsApp- und SMS-Versand aus dem Kontakt- oder Deal-Datensatz über 4notify.
- Jede gesendete Nachricht wird als Aktivität protokolliert und ist für das ganze Team sichtbar.
- Benutzerdefinierte Felder an der Kontaktakte, in denen Sie die Einwilligung zur geschäftlichen Kommunikation festhalten.