Wo liegen CRM-Daten und warum ist ein Standort in der EU wichtig?
Die erste Frage jeder Datenprüfung lautet: „Wo werden die Daten gespeichert: auf dem eigenen Server, in der Cloud, im CRM, in Tabellen oder auf Papier?“ Die Antwort muss dokumentiert sein, nicht angenommen.
Kurzantwort
- Daten in einem Cloud-CRM liegen in den Rechenzentren des Anbieters oder seines Hosting-Dienstleisters.
- Liegen diese Rechenzentren außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, erfordert die Übermittlung zusätzliche Garantien.
- Übliche Garantien sind Standardvertragsklauseln und eine Transfer-Folgenabschätzung.
- Hosting in der EU macht Sie nicht automatisch konform, räumt aber das komplizierteste Compliance-Kapitel aus dem Weg.
- Fragen Sie schriftlich nach den Standorten der Rechenzentren und der Liste der Unterauftragsverarbeiter des Anbieters.
Was Sie den Anbieter vor Vertragsabschluss fragen sollten
- „In welchem Land stehen die Rechenzentren, die meine Produktivdaten halten?“
- „Wo werden Backups erstellt und wie lange werden sie aufbewahrt?“
- „Wer sind die Unterauftragsverarbeiter und welchen Teil der Daten berühren sie?“
- „Schließen Sie mit mir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?“
- „Wie bekomme ich einen vollständigen Export und wie schnell, wenn ich das Konto schließe?“
Warum das in der Praxis wichtig ist
- Eine Übermittlung außerhalb des EWR ohne Garantien ist selbst ein Verstoß, auch wenn kein Vorfall eintrat.
- Große B2B-Kunden verlangen in Ausschreibungsunterlagen den Datenstandort; eine ausweichende Antwort kann Sie disqualifizieren.
- Bei einer Prüfung müssen Sie zeigen können, wo die Daten liegen – nicht nur den Namen des Anbieters.
- Auch Latenz und Verfügbarkeit sind besser, wenn das Rechenzentrum nah an den Nutzern liegt.
Typische Fehler
- Annehmen, dass ein Anbieter mit Sitz in der EU automatisch in der EU hostet.
- Integrationen ignorieren: Ein Konnektor, der Kontakte an einen Drittdienst schickt, verändert die Datenlandkarte.
- Nichts dokumentieren und dann die erste Frage einer Prüfung nicht beantworten können.
So hilft 4softcrm
- Infrastruktur in der Europäischen Union, Backups eingeschlossen.
- Vollständiger Datenexport auf Anfrage, in einem strukturierten Format.
- Ein nativ integriertes 4b2b-Ökosystem, also weniger Drittanbieter-Konnektoren, die Daten aus der EU hinaus bewegen.