¿Cómo guardar en el CRM los correos con clientes?
Si las conversaciones con clientes se quedan solo en buzones personales, las fichas del CRM están vacías y nadie confía en el sistema. La solución es una regla sencilla: la correspondencia comercial sale desde el CRM.
Respuesta corta
- En 4softcrm envías el correo 1:1 directamente desde la ficha del contacto o de la oportunidad.
- El mensaje enviado queda en el historial de la ficha, junto a llamadas, reuniones y mensajes de WhatsApp o SMS.
- 4softcrm no sincroniza tu buzón de Gmail u Outlook; los mensajes enviados fuera del CRM no aparecen solos en la ficha.
- Registras como actividad en la oportunidad las respuestas importantes que recibes en tu buzón.
- Programas las reuniones en el calendario de actividades del CRM, vinculadas al contacto y a la oportunidad.
Dónde guarda el equipo cada tipo de comunicación
Una regla sencilla para el equipo
| Tipo | Dónde ocurre | Cómo llega a la ficha |
|---|---|---|
| Correo comercial enviado | Desde la ficha del contacto o de la oportunidad | Automáticamente, en el historial |
| Respuesta recibida en el buzón | En Gmail, Outlook u otro cliente de correo | Se registra a mano como actividad |
Pasos para ponerlo en práctica
- Acordad como equipo que los presupuestos y los seguimientos se envían desde el CRM, no desde un buzón personal.
- Comprueba que cada contacto tiene la dirección de correo correcta en la ficha.
- Envía el primer correo desde la ficha de la oportunidad y comprueba que aparece en el historial.
- Registra como actividad las respuestas que cambian el estado de la oportunidad.
- Programa las reuniones en el calendario de actividades, para que aparezcan en la ficha y en la bandeja de actividades.
Errores habituales
- Presupuestos enviados desde un buzón personal, de modo que la ficha no muestra lo que se prometió al cliente.
- Respuestas que cambian la negociación pero que nunca se registran en el CRM.
- Ninguna política de conservación, de modo que los mensajes con datos personales se guardan para siempre.
- No informar a los empleados de lo que se registra en el CRM: es un problema de confianza y de cumplimiento a la vez.
Cómo te ayuda 4softcrm
- Correo 1:1 enviado directamente desde la ficha del contacto o de la oportunidad, guardado en el historial.
- Un calendario y una bandeja de actividades, con reuniones vinculadas al contacto y a la oportunidad.
- SMS y WhatsApp enviados desde la misma ficha a través de 4notify, en el mismo historial.