CRM verileri nerede saklanır, AB'de olması neden önemli?
Her veri denetiminin ilk sorusu şudur: “veri nerede tutuluyor: kendi sunucumuzda mı, bulutta mı, CRM'de mi, e-tablolarda mı, kâğıtta mı?”. Cevap varsayılmamalı, belgelenmelidir.
Kısa cevap
- Bulut CRM'deki veriler, sağlayıcının veya barındırma sağlayıcısının veri merkezlerinde durur.
- Bu veri merkezleri Avrupa Ekonomik Alanı dışındaysa aktarım ek güvenceler gerektirir.
- Olağan güvenceler standart sözleşme maddeleri ve aktarım etki değerlendirmesidir.
- AB'de barındırma sizi otomatik olarak uyumlu yapmaz, ancak uyumun en karmaşık bölümünü ortadan kaldırır.
- Veri merkezlerinin konumlarını ve sağlayıcının alt işleyen listesini yazılı olarak isteyin.
İmzadan önce sağlayıcıya sorulacaklar
- “Üretim verilerimi tutan veri merkezleri hangi ülkede?”
- “Yedekler nerede alınıyor ve ne kadar saklanıyor?”
- “Alt işleyenler kimler ve verinin hangi kısmına dokunuyorlar?”
- “Benimle bir veri işleme sözleşmesi (DPA) imzalayacak mısınız?”
- “Hesabı kapatırsam tam dışa aktarımı nasıl ve ne kadar hızlı alırım?”
Pratikte neden önemli?
- AEA dışına güvencesiz aktarım, olay yaşanmasa bile başlı başına bir ihlaldir (GDPR). Türkiye'deki bir şirket için verinin yurt dışında tutulması da KVKK'nın yurt dışına aktarım kurallarına tabi olabilir; hukuk danışmanınıza danışın.
- Büyük B2B müşteriler ihale dosyalarında veri konumunu soruyor; belirsiz bir cevap sizi elenmeye götürebilir.
- Bir denetimde yalnızca sağlayıcının adını değil, verinin nerede durduğunu göstermeniz gerekir.
- Veri merkezi kullanıcılara yakın olduğunda gecikme ve erişilebilirlik de daha iyidir.
Sık yapılan hatalar
- Merkezi AB'de bulunan bir sağlayıcının otomatik olarak AB'de barındırdığını varsaymak.
- Entegrasyonları göz ardı etmek: kişileri üçüncü taraf bir servise gönderen bağlayıcı veri haritasını değiştirir.
- Hiçbir şey belgelememek, sonra bir denetimin ilk sorusuna cevap verememek.
4softcrm nasıl yardımcı olur?
- Yedekler dahil Avrupa Birliği'nde altyapı.
- İstek üzerine yapılandırılmış formatta tam veri dışa aktarımı.
- Doğal olarak entegre bir 4b2b ekosistemi; dolayısıyla verileri AB dışına taşıyan daha az üçüncü taraf bağlayıcı.