HubSpot, Pipedrive veya Salesforce'tan veri kayıpsız nasıl taşınır?
Başarısız olan neredeyse her taşımanın nedeni aynıdır: kişiler taşındı, geçmiş taşınmadı. Geçmiş olmadan ekip ilk ay içinde eski sisteme ya da Excel'e döner.
Kısa cevap
- Dört ayrı varlığı dışa aktarın: kişiler, şirketler, fırsatlar ve etkinlikler (e-postalar, aramalar, notlar).
- Orijinal kimlikleri koruyun; böylece kişi–şirket–fırsat bağlantıları yeniden kurulabilir.
- Veri tabanını içe aktarmadan önce temizleyin, sonra değil: içe aktarılan mükerrer kayıtlar çoğalır.
- Geçmiş raporlar karşılaştırılabilir kalsın diye satış hunisi aşamalarını aynı adlarla yeniden kurun.
- İki sistemi iki hafta paralel çalıştırın, sonra eskisini salt okunura alın.
Dışa aktarma kontrol listesi
- Kişiler — yalnızca standart değil, tüm özel özellikleriyle.
- Şirketler — vergi numarası, adres ve kişilerine bağlantıyla.
- Fırsatlar — tutar, aşama, oluşturma tarihi, kapanış tarihi ve kayıp nedeniyle.
- Etkinlikler — e-postalar, aramalar, notlar ve toplantılar; tarih ve yazarla.
- Ekler — CRM'de saklanıyorsa teklifler ve imzalı sözleşmeler.
- Kullanıcılar — fırsatlar genel bir hesaba değil, doğru kişilere atansın.
Doğru içe aktarma sırası
- Önce kullanıcıları oluşturun; atamaların gidecek yeri olsun.
- Şirketleri içe aktarın, çünkü kişilerin “üst” kaydıdırlar.
- Kişileri içe aktarın ve orijinal kimlikle şirketlere bağlayın.
- Fırsatları içe aktarın ve kişiye, şirkete ve kullanıcıya bağlayın.
- Etkinlikleri en son içe aktarın — en kalabalık ve en yavaş olanlardır.
- Rastgele seçilen 10 müşteride kartın eksiksiz göründüğünü kontrol edin, yalnızca toplamların tuttuğunu değil.
Taşımada sık yapılan hatalar
- 5 yıldır ölü kişiler dahil her şeyi taşımak. Yeni veri tabanı kirli başlar.
- “Çok fazla” diye etkinlikleri atlamak — benimsemeyi tam da onlar sürükler.
- Eski sisteme erişimi içe aktarmayla aynı gün kesmek.
- Mükerrer kayıt tespitini kontrol etmemek; aynı şirket farklı yazımlarla üç kez görünür.
4softcrm nasıl yardımcı olur?
- CSV ile içe aktarma: HubSpot, Pipedrive, Salesforce veya Zoho'dan dışa aktarılan dosya, adım adım alan eşleştirmesiyle yüklenir.
- İçe aktarmada tekrar eden kayıtların engellenmesi; aynı kişi veritabanına iki kez girmez.
- Özel alanlar; eski sistemdeki özellikleri bırakmanız gerekmez.