¿Qué es el precio por usuario en un CRM y por qué importa?
El modelo por usuario es el estándar en HubSpot, Pipedrive, Salesforce y Zoho. El problema no es el precio en sí, sino el comportamiento que genera dentro de la empresa.
Respuesta corta
- El precio por usuario significa que pagas una cantidad mensual por cada cuenta que puede iniciar sesión.
- El coste crece de forma lineal con el equipo: 3 comerciales cuestan tres veces menos que 9.
- El efecto secundario es que las empresas comparten cuentas o dejan sin acceso a los compañeros de soporte.
- Un CRM en el que la mitad del equipo no tiene cuenta deja de ser la fuente única de verdad.
- La tarifa plana por empresa elimina la decisión de «¿merece la pena darle una cuenta a este compañero?».
Qué ocurre en realidad con 12 usuarios
- Compras 6 licencias para los comerciales, porque es lo que permite el presupuesto.
- Los compañeros de soporte no tienen cuenta y registran las incidencias en otro sitio.
- Administración no puede ver el estado de las oportunidades y lo pregunta por correo.
- El responsable recibe el informe tarde, porque hay que montarlo con dos fuentes.
- A los 6 meses, el CRM contiene solo la mitad de la realidad comercial de la empresa.
Cómo comparar bien los dos modelos
Por usuario frente a tarifa plana
| Aspecto | Por usuario | Tarifa plana |
|---|---|---|
| Coste al crecer el equipo | Crece de forma lineal | Constante |
| Acceso de soporte y administración | Limitado por el presupuesto | Sin restricciones |
| Previsibilidad del presupuesto | Depende de la rotación de personal | Importe fijo |
Errores habituales
- Compartir una cuenta entre dos comerciales: pierdes la trazabilidad y, normalmente, incumples las condiciones del contrato.
- Borrar las cuentas en cada baja y volver a crearlas, para esquivar la factura.
- Comparar planes sin contar los usuarios que no son de ventas y que necesitas igualmente.
Cómo te ayuda 4softcrm
- Planes por tramo de usuarios (hasta 5, 25, 50 o 100): dentro de tu plan añades ventas, soporte y dirección sin coste por cuenta.
- Roles y permisos granulares, para que un acceso amplio no signifique acceso a todo.