Как да мигрирам от HubSpot, Pipedrive или Salesforce без загуби?
Почти всяка неуспешна миграция има една и съща причина: контактите са пренесени, историята — не. Без история екипът се връща към старата система — или към Excel — още през първия месец.
Кратък отговор
- Експортирайте четири отделни обекта: контакти, фирми, сделки и активности (имейли, обаждания, бележки).
- Запазете оригиналните идентификатори, за да могат да се възстановят връзките контакт–фирма–сделка.
- Почистете базата преди импорта, не след него: импортираните дубликати се размножават.
- Пресъздайте етапите на фуниела със същите имена, за да останат историческите отчети съпоставими.
- Работете с двете системи паралелно две седмици, после превключете старата само за четене.
Чеклист за експорта
- Контакти — с всяко персонализирано свойство, не само със стандартните.
- Фирми — с ЕИК или ДДС номер, адрес и връзка с контактите им.
- Сделки — със стойност, етап, дата на създаване, дата на приключване и причина за загуба.
- Активности — имейли, обаждания, бележки и срещи, с дата и автор.
- Прикачени файлове — оферти и подписани договори, ако са съхранявани в CRM.
- Потребители — за да се възлагат сделките на правилните хора, а не на общ акаунт.
Правилният ред на импорта
- Първо създайте потребителите, за да има къде да се възложат записите.
- Импортирайте фирмите, защото те са „родител“ на контактите.
- Импортирайте контактите и ги свържете с фирмите по оригиналния идентификатор.
- Импортирайте сделките и ги свържете с контакт, фирма и потребител.
- Импортирайте активностите последни — те са най-многобройни и най-бавни.
- Проверете върху 10 случайно избрани клиента дали картонът изглежда пълен, не само дали сумите съвпадат.
Чести грешки при миграцията
- Мигриране на всичко, включително на контакти, мъртви от 5 години. Новата база започва мръсна.
- Прескачане на активностите, защото „са твърде много“ — точно те движат приемането.
- Спиране на достъпа до старата система в същия ден като импорта.
- Непроверена дедупликация, така че една и съща фирма се появява три пъти с различно изписване.
Как помага 4softcrm
- Импорт от CSV файл — експортирайте от HubSpot, Pipedrive, Salesforce или Zoho — със съпоставяне на полета стъпка по стъпка.
- Премахване на дубликати при импорта, за да не влиза един и същи контакт два пъти в базата.
- Персонализирани полета, така че не се налага да отказвате свойства от старата система.