Onde ficam os dados do CRM e porque importa que seja na UE?
A primeira pergunta de qualquer auditoria de dados é “onde estão guardados: num servidor próprio, na nuvem, no CRM, em folhas de cálculo ou em papel?”. A resposta tem de estar documentada, não presumida.
Resposta curta
- Os dados de um CRM na nuvem ficam nos centros de dados do fornecedor ou do seu prestador de alojamento.
- Se esses centros de dados estiverem fora do Espaço Económico Europeu, a transferência exige garantias adicionais.
- As garantias habituais são as cláusulas contratuais-tipo e uma avaliação de impacto da transferência.
- O alojamento na UE não o torna conforme automaticamente, mas elimina o capítulo de conformidade mais complicado.
- Peça por escrito a localização dos centros de dados e a lista de subcontratantes do fornecedor.
O que perguntar ao fornecedor antes de assinar
- “Em que país estão os centros de dados que guardam os meus dados de produção?”
- “Onde se fazem as cópias de segurança e durante quanto tempo são guardadas?”
- “Quem são os subcontratantes e em que parte dos dados tocam?”
- “Assinam um acordo de tratamento de dados (DPA) comigo?”
- “Como obtenho uma exportação completa, e com que rapidez, se encerrar a conta?”
Porque importa na prática
- Uma transferência para fora do EEE sem garantias é, por si só, uma violação, mesmo sem incidente.
- Grandes clientes B2B pedem a localização dos dados nos cadernos de encargos; uma resposta vaga pode desqualificá-lo.
- Numa inspeção tem de conseguir mostrar onde estão os dados — não apenas o nome do fornecedor.
- A latência e a disponibilidade também são melhores quando o centro de dados está perto dos utilizadores.
Erros comuns
- Presumir que um fornecedor com sede na UE aloja automaticamente na UE.
- Ignorar as integrações: um conector que envia contactos para um serviço de terceiros altera o mapa dos dados.
- Não documentar nada e depois não conseguir responder à primeira pergunta de uma auditoria.
Como o 4softcrm ajuda
- Infraestrutura na União Europeia, cópias de segurança incluídas.
- Exportação completa dos dados a pedido, num formato estruturado.
- Um ecossistema 4b2b integrado de forma nativa, e por isso menos conectores de terceiros a mover dados para fora da UE.