Kus CRM-i andmeid hoitakse ja miks on oluline, et need asuvad ELis?

Iga andmeauditi esimene küsimus on „kus andmeid hoitakse: oma serveris, pilves, CRM-is, tabelites või paberil?“. Vastus peab olema dokumenteeritud, mitte oletatud.

Lühivastus

Pilve-CRM-i andmed asuvad pakkuja või tema majutusteenuse osutaja andmekeskustes.
Kui need andmekeskused asuvad väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda, nõuab edastamine täiendavaid kaitsemeetmeid.
Tavalised kaitsemeetmed on tüüplepingutingimused ja edastamise mõju hindamine.
ELis majutamine ei muuda sind automaatselt nõuetele vastavaks, kuid kaotab kõige keerukama nõuetele vastavuse peatüki.
Küsi kirjalikult andmekeskuste asukohti ja pakkuja alltöötlejate nimekirja.

Mida pakkujalt enne allkirjastamist küsida

„Millises riigis asuvad andmekeskused, kus mu tootmisandmeid hoitakse?“
„Kus tehakse varukoopiad ja kui kaua neid hoitakse?“
„Kes on alltöötlejad ja millist osa andmetest nad puudutavad?“
„Kas sõlmite minuga andmetöötlusleppe (DPA)?“
„Kuidas ja kui kiiresti saan täieliku ekspordi, kui konto sulgen?“

Miks see praktikas oluline on

Edastamine väljaspool EMP-d ilma kaitsemeetmeteta on ise rikkumine, isegi kui intsidenti ei olnud.
Suured B2B kliendid küsivad hankedokumentides andmete asukohta; ebamäärane vastus võib sind diskvalifitseerida.
Kontrolli korral pead suutma näidata, kus andmed asuvad — mitte ainult pakkuja nime.
Latentsus ja kättesaadavus on samuti parem, kui andmekeskus asub kasutajatele lähedal.

Levinud vead

Eeldus, et ELis asuv peakorter tähendab automaatselt majutamist ELis.
Integratsioonide eiramine: ühendus, mis saadab kontakte kolmanda osapoole teenusesse, muudab andmevoogude kaarti.
Mitte millegi dokumenteerimine ja siis võimetus vastata auditi esimesele küsimusele.

Kuidas 4softcrm aitab

Infrastruktuur Euroopa Liidus, varukoopiad kaasa arvatud.
Täielik andmeeksport soovi korral, struktureeritud vormingus.
Natiivselt integreeritud 4b2b ökosüsteem, seega vähem kolmanda osapoole ühendusi, mis liigutaksid andmeid ELi väljapoole.

Vaata ka