Vai CRM var savienot ar rēķinu izrakstīšanu un e-rēķiniem?
Jā, saikne ar rēķinu izrakstīšanu ir viena no integrācijām ar visskaidrāko laika ietaupījumu: tā novērš klientu datu manuālu pārrakstīšanu starp pārdošanu un rēķiniem. Taču rēķina nosūtīšana valsts sistēmai ir atsevišķs solis.
Īsa atbilde
- No uzvarēta darījuma vai akceptēta piedāvājuma var sagatavot rēķinu, jau aizpildot klienta datus.
- 4softcrm to dara caur 4invoices — rēķinu programmu no tās pašas 4b2b ekosistēmas.
- 4softcrm un 4invoices rēķinus nenosūta valsts e-rēķinu sistēmai; šis solis ir atsevišķs.
- Prasības rēķinu nosūtīšanai Latvijā nosaka nacionālie noteikumi — pārbaudiet tos, pirms ieviešat procesu.
- Vienmēr pārbaudiet, vai nosaukums, reģistrācijas numurs, PVN numurs un adrese CRM ir pareizi, citādi rēķins būs jālabo.
Pilnā plūsma no darījuma līdz apmaksai
- Pārdevējs atzīmē darījumu kā uzvarētu un pievieno akceptēto piedāvājumu.
- Klienta fiskālie dati (nosaukums, reģistrācijas un PVN numurs, adrese) pāriet uz rēķinu izrakstīšanas programmu.
- No numurētā piedāvājuma caur 4invoices sagatavojat un izrakstāt rēķinu.
- Rēķina nosūtīšana valsts e-rēķinu sistēmai, ja jūsu gadījumā tā nepieciešama, ir atsevišķs solis, ko regulē Latvijas noteikumi.
- Apmaksu fiksējiet rēķinu izrakstīšanas programmā un, ja vajadzīgs, atzīmējiet klienta kartītē kā aktivitāti.
Ko pārbaudīt pirms integrācijas ieslēgšanas
- Ka CRM fiskālie dati ir pārbaudīti — nepareizs PVN numurs apstādina rēķina apstrādi.
- Kam ir atļauts izrakstīt rēķinu: ne katram pārdevējam tas jāvar.
- Kas notiek ar kredītrēķiniem un daļējiem rēķiniem — plūsmai jāaptver arī negatīvie gadījumi.
- Ka netiek izrakstīti dublēti rēķini, ja darījums tiek atzīmēts kā uzvarēts divreiz.
Biežākās kļūdas
- Glabāt fiskālos datus tikai rēķinu programmā, kamēr CRM ir tirdzniecības nosaukumi — tie nekad nesakrīt.
- Automatizēt izrakstīšanu bez cilvēka pārbaudes lieliem pasūtījumiem.
- Neņemt vērā apmaksas statusu, tāpēc pārdošana turpina piegādāt klientam ar parādu.
Kā palīdz 4softcrm
- Tieša saikne ar 4invoices: no numurēta piedāvājuma rēķinu izrakstāt ar pogu „Izrakstīt rēķinu”, bez trešo pušu savienotājiem.
- API un webhook, ja izmantojat citu rēķinu programmu vai savu ERP.
- Atsevišķas tiesības dokumentu izrakstīšanai, neatkarīgas no piekļuves piltuvei.