Kur tiek glabāti CRM dati un kāpēc ir svarīgi, ka tie ir ES?
Pirmais jautājums jebkurā datu auditā ir „kur dati tiek glabāti: mūsu serverī, mākonī, CRM, tabulās vai uz papīra?”. Atbildei jābūt dokumentētai, nevis pieņemtai.
Īsa atbilde
- Mākoņa CRM dati atrodas piegādātāja vai viņa hostinga pakalpojumu sniedzēja datu centros.
- Ja šie datu centri atrodas ārpus Eiropas Ekonomikas zonas, datu nodošanai vajadzīgas papildu garantijas.
- Parastās garantijas ir standarta līguma klauzulas un datu nodošanas ietekmes novērtējums.
- Glabāšana ES automātiski nepadara jūs atbilstošu, bet novērš sarežģītāko atbilstības nodaļu.
- Rakstiski pieprasiet datu centru atrašanās vietas un piegādātāja apakšapstrādātāju sarakstu.
Ko vaicāt piegādātājam pirms parakstīšanas
- „Kurā valstī atrodas datu centri, kas glabā manus produkcijas datus?”
- „Kur tiek veidotas rezerves kopijas un cik ilgi tās tiek glabātas?”
- „Kas ir apakšapstrādātāji un kādu datu daļu viņi apstrādā?”
- „Vai jūs ar mani parakstīsiet datu apstrādes līgumu (DPA)?”
- „Kā es saņemšu pilnu eksportu un cik ātri, ja slēgšu kontu?”
Kāpēc tas ir svarīgi praksē
- Datu nodošana ārpus EEZ bez garantijām pati par sevi ir pārkāpums, pat ja incidenta nav bijis.
- Lieli B2B klienti iepirkumu dokumentos prasa datu atrašanās vietu; neskaidra atbilde var jūs diskvalificēt.
- Pārbaudes laikā jums jāspēj parādīt, kur dati atrodas — ne tikai piegādātāja nosaukumu.
- Aizkave un pieejamība arī ir labāka, ja datu centrs atrodas tuvu lietotājiem.
Biežākās kļūdas
- Pieņemt, ka piegādātājs ar galveno biroju ES automātiski glabā datus ES.
- Ignorēt integrācijas: savienotājs, kas sūta kontaktpersonas trešās puses pakalpojumam, maina datu karti.
- Neko nedokumentēt un pēc tam nespēt atbildēt uz audita pirmo jautājumu.
Kā palīdz 4softcrm
- Infrastruktūra Eiropas Savienībā, ieskaitot rezerves kopijas.
- Pilns datu eksports pēc pieprasījuma, strukturētā formātā.
- Natīvi integrēta 4b2b ekosistēma, tāpēc mazāk trešo pušu savienotāju, kas pārvieto datus ārpus ES.