Ko VDAR (GDPR) paredz par klientu datiem CRM?
CRM pēc definīcijas ir cilvēku datubāze. Tāpēc uz to tieši attiecas Regula (ES) 2016/679, un Latvijā uzraudzību veic Datu valsts inspekcija.
Īsa atbilde
- Katrai apstrādes darbībai vajadzīgs juridiskais pamats: piekrišana, līgums, juridisks pienākums vai leģitīmās intereses.
- B2B potenciālo klientu meklēšana parasti balstās uz leģitīmajām interesēm; e-pasta vai WhatsApp mārketingam nepieciešama piekrišana.
- Ar CRM piegādātāju parakstāt datu apstrādes līgumu (DPA) — viņš ir apstrādātājs, jūs esat pārziņis.
- Jums jāspēj atbildēt uz datu subjektu pieprasījumiem: piekļuve, labošana, dzēšana, pārnesamība.
- Drošības pārkāpuma gadījumā termiņš paziņojumam uzraudzības iestādei — Latvijā Datu valsts inspekcijai — ir 72 stundas.
Kam jābūt CRM, lai tas atbilstu prasībām
- Lauks ar juridisko pamatu un katras kontaktpersonas avotu — no kurienes tā nāk un kāpēc jūs to apstrādājat.
- Piekrišanas komerciālai saziņai uzskaite, ar datumu un kanālu.
- Lomas un piekļuves tiesības, lai katrs darbinieks redzētu tikai nepieciešamos datus.
- Izmaiņu žurnāls: kurš mainīja ierakstu un kad.
- Eksports un dzēšana pēc pieprasījuma, strukturētā formātā.
- Glabāšanas politika — kontaktpersonas netiek glabātas bezgalīgi „katram gadījumam”.
Biežākie sankciju iemesli
Uzraudzības iestāžu praksē visbiežāk sastopamie pārkāpumi ir elementāru IT drošības pasākumu trūkums un neatbilstoša piekrišana — iepriekš atzīmēta, apvienota ar citiem nosacījumiem vai tāda, ko nevar atsaukt.
Smagiem pārkāpumiem naudas sods var sasniegt 20 miljonus eiro vai 4 % no gada globālā apgrozījuma.
Biežākās kļūdas
- Importēt nopirktu sarakstu, nevarot pierādīt, no kurienes dati nākuši.
- Sūtīt klientu sarakstu kolēģiem pa e-pastu vai WhatsApp.
- Pilna piekļuve katram lietotājam, „lai viss būtu vienkārši”.
- Nav parakstīta DPA ar CRM piegādātāju un citiem piegādātājiem, kas saskaras ar datiem.
- Dzēst kontaktpersonu, nedzēšot kopijas lokālos eksportos.
Kā palīdz 4softcrm
- Juridiskais pamats, avots un piekrišana tiek reģistrēti kā strukturēti dati katrai kontaktpersonai.
- Detalizētas lomas un piekļuves tiesības, ar izmaiņu žurnālu pa ierakstiem.
- Eksports un dzēšana pēc pieprasījuma, ar datiem, kas glabājas Eiropas Savienībā.