CRM faturalama ve e-fatura sistemleriyle bağlanabilir mi?
Evet, CRM'den faturalamaya geçiş en net zaman kazancı sağlayan bağlantılardan biridir. Ancak ayrım önemlidir: CRM'den fatura taslağı hazırlamak ile faturayı ulusal e-fatura sistemine iletmek ayrı adımlardır.
Kısa cevap
- Kazanıldı olarak işaretlenen fırsatın kabul edilmiş teklifinden, müşteri verileri hazır dolu bir fatura taslağı hazırlanabilir.
- 4softcrm'de bu, teklif kartındaki “Fatura kes” düğmesiyle 4invoices üzerinden yapılır.
- 4softcrm ve 4invoices faturaları Türkiye'deki resmî e-fatura sistemlerine iletmez; bu iletim ayrı ve mevzuatla düzenlenen bir adımdır.
- Ulusal e-fatura kurallarının sizin için ne gerektirdiğini mali müşavirinizle veya yetkili kurumun güncel duyurularıyla doğrulayın.
- Bağlantının doğru çalışması için CRM'deki unvan, vergi numarası ve adresin geçerli olması gerekir.
Fırsattan ödemeye tam akış
- Satışçı fırsatı kazanıldı olarak işaretler ve kabul edilen teklifi ekler.
- Müşterinin mali bilgileri (unvan, vergi numarası, adres) yeniden girilmeden fatura taslağına aktarılır.
- Fatura taslağı 4invoices'ta “Fatura kes” düğmesiyle hazırlanır.
- Ülkenizde gerekiyorsa e-fatura sistemine iletim ayrı bir adımdır ve yerel kurallara göre yapılır; bu adımı ayrıca doğrulayın.
- Ödeme alındığında bunu müşteri kartına etkinlik olarak kaydedin; böylece satışçı yeni sipariş isteyip isteyemeyeceğini bilir.
Entegrasyonu açmadan önce kontrol edilecekler
- CRM'deki mali bilgilerin doğrulanmış olması — yanlış bir vergi numarası, faturanın sonradan düzeltilmesini gerektirir.
- Faturayı kimin kesebileceği: her satışçının bunu yapabilmesi gerekmez.
- İade faturaları ve kısmi faturalarla ne olduğu — akış olumsuz durumları da kapsamalıdır.
- Bir fırsat iki kez kazanıldı olarak işaretlenirse mükerrer fatura kesilmediği.
Sık yapılan hatalar
- Mali bilgileri yalnızca faturalama yazılımında tutmak, CRM'de ise ticari unvanları bırakmak — hiçbir zaman eşleşmezler.
- Büyük siparişlerde insan onayı olmadan faturalamayı otomatikleştirmek.
- Ödeme durumunu geri getirmemek; satış, borçlu bir müşteriye teslimat yapmaya devam eder.
4softcrm nasıl yardımcı olur?
- Fatura taslağı için 4invoices ile yerleşik bağlantı: üçüncü taraf bağlayıcı olmadan, kabul edilen tekliften “Fatura kes”. Resmî e-fatura iletimi 4softcrm'in kapsamında değildir.
- Farklı bir faturalama yazılımı veya kendi ERP'niz varsa API ve webhook'lar.
- Belge kesme için, satış hunisi erişiminden ayrı yetkiler.