¿Cómo migrar datos de HubSpot, Pipedrive o Salesforce sin perder nada?
Casi toda migración fallida tiene la misma causa: se movieron los contactos, no el historial. Sin historial, el equipo vuelve al sistema anterior —o a Excel— en el primer mes.
Respuesta corta
- Exporta cuatro entidades por separado: contactos, empresas, oportunidades y actividades (correos, llamadas, notas).
- Conserva los identificadores originales, para poder reconstruir los vínculos contacto–empresa–oportunidad.
- Limpia la base antes de importar, no después: los duplicados importados se multiplican.
- Reconstruye las etapas del pipeline con los mismos nombres, para que los informes históricos sigan siendo comparables.
- Trabaja con los dos sistemas en paralelo durante dos semanas y después pasa el antiguo a solo lectura.
Lista de comprobación de la exportación
- Contactos: con todas las propiedades personalizadas, no solo las estándar.
- Empresas: con CIF/NIF, dirección y el vínculo con sus contactos.
- Oportunidades: con importe, etapa, fecha de creación, fecha de cierre y motivo de pérdida.
- Actividades: correos, llamadas, notas y reuniones, con fecha y autor.
- Adjuntos: presupuestos y contratos firmados, si se guardaban en el CRM.
- Usuarios: para que las oportunidades se asignen a las personas correctas y no a una cuenta genérica.
El orden de importación correcto
- Crea primero los usuarios, para que las asignaciones tengan dónde aterrizar.
- Importa las empresas, porque son el «padre» de los contactos.
- Importa los contactos y vincúlalos a las empresas por el identificador original.
- Importa las oportunidades y vincúlalas al contacto, a la empresa y al usuario.
- Importa las actividades en último lugar: son las más numerosas y las más lentas.
- Comprueba en 10 clientes elegidos al azar que la ficha está completa, no solo que los totales cuadran.
Errores habituales en la migración
- Migrarlo todo, incluidos contactos muertos desde hace 5 años. La nueva base empieza sucia.
- Saltarse las actividades porque «son demasiadas»: son justo lo que impulsa la adopción.
- Cortar el acceso al sistema antiguo el mismo día de la importación.
- No comprobar la deduplicación, de modo que la misma empresa aparece tres veces con grafías distintas.
Cómo te ayuda 4softcrm
- Importación desde archivos CSV exportados de HubSpot, Pipedrive, Salesforce o Zoho, con asignación de campos paso a paso.
- Deduplicación al importar, para que el mismo contacto no entre dos veces en la base.
- Campos personalizados, para no tener que descartar propiedades del sistema anterior.