Може ли CRM да се свърже с фактурирането и електронните фактури?
Да — връзката между CRM и фактурирането е една от интеграциите с най-ясна икономия на време. Тя премахва ръчното преписване на клиентски данни между продажбите и фактурирането. Подаването към държавна система за електронно фактуриране обаче е отделна стъпка, регламентирана на национално ниво.
Кратък отговор
- От приета оферта или спечелена сделка издавате фактура в 4invoices, с данните на клиента вече попълнени.
- 4softcrm и 4invoices не подават фактури към държавна система за електронно фактуриране; това е отделна стъпка, регламентирана в България.
- Фактурата се издава и следи във фактурирането; в CRM остават офертата и историята на сделката.
- Ако ползвате друг софтуер за фактуриране или собствен ERP, връзката се прави през API или уебхукове.
- Проверете дали ЕИК, ДДС номерът и адресът в CRM са фискално валидни, както и актуалните национални правила за електронно фактуриране.
Пълният поток, от сделка до фактура
- Търговецът отбелязва сделката като спечелена и прикачва приетата оферта.
- Фискалните данни на клиента (име, ДДС номер, адрес) отиват към софтуера за фактуриране.
- От приетата оферта, с бутона „Издай фактура“, се създава фактурата в 4invoices.
- Фактурата се проверява и издава от упълномощено лице във фактурирането.
- Ако националните правила изискват подаване към държавна система, това е отделна стъпка извън 4softcrm и 4invoices.
Какво да проверите, преди да включите интеграцията
- Дали фискалните данни в CRM са валидирани — грешен ДДС номер създава проблеми при фактурирането.
- Кой има право да издава фактура: не всеки търговец трябва да може.
- Какво става с кредитни известия и частични фактури — потокът трябва да покрива и отрицателните случаи.
- Дали не се издават дублирани фактури, ако сделка бъде отбелязана като спечелена два пъти.
Чести грешки
- Фискалните данни се пазят само във фактурирането, а CRM съдържа търговски имена — никога не съвпадат.
- Автоматизирано издаване без човешка проверка за големи поръчки.
- Неуточнени отговорности: коя стъпка е в CRM, коя във фактурирането и коя при подаването към националната система.
Как помага 4softcrm
- Връзка с 4invoices за създаване на фактура от приетата оферта, с бутона „Издай фактура“.
- API и уебхукове, ако ползвате друг софтуер за фактуриране или собствен ERP.
- Отделни права за издаване на документи, различни от достъпа до фуниела.