Какво казва GDPR за клиентските данни в CRM?
CRM по дефиниция е база данни с хора. Това го поставя изцяло под Регламент (ЕС) 2016/679 и под надзора на Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в България.
Кратък отговор
- Всяка обработка изисква правно основание: съгласие, договор, правно задължение или законен интерес.
- B2B проучването обикновено се опира на законен интерес; имейл или WhatsApp маркетингът изисква съгласие.
- Подписвате споразумение за обработка на данни (DPA) с доставчика на CRM — той е обработващ, вие сте администратор.
- Трябва да можете да отговаряте на искания на субектите на данни: достъп, коригиране, изтриване, преносимост.
- При нарушение на сигурността срокът за уведомяване на надзорния орган е 72 часа.
Какво трябва да има в CRM за съответствие
- Поле с правното основание и източника на всеки контакт — откъде е дошъл и защо го обработвате.
- Запис на съгласието за търговска комуникация, с дата и канал.
- Роли и права, така че всеки служител да вижда само данните, от които има нужда.
- Журнал на промените: кой е променил запис и кога.
- Експорт и изтриване при поискване, в структуриран формат.
- Политика за съхранение — контактите не се пазят безсрочно „за всеки случай“.
Най-честите причини за санкции
В практиката на надзорните органи в ЕС най-честите основания за санкции са липсата на минимални мерки за ИТ сигурност и несъответстващото съгласие — предварително отметнато, обвързано с друго или невъзможно за оттегляне.
При тежки нарушения глобата може да достигне 20 милиона евро или 4% от годишния световен оборот.
Чести грешки
- Импортиране на закупен списък, без да можете да докажете откъде са данните.
- Разпращане на списъка с клиенти по имейл или WhatsApp между колеги.
- Пълен достъп за всеки потребител „за по-просто“.
- Липса на подписано DPA с доставчика на CRM и с другите доставчици, които докосват данните.
- Изтриване на контакт, без да се изтрият копията в локални експорти.
Как помага 4softcrm
- Правно основание, източник и съгласие се записват като структурирани данни към всеки контакт.
- Гъвкави роли и права, с журнал на промените по запис.
- Експорт и изтриване при поискване, с данни, хоствани в Европейския съюз.