Къде се съхраняват данните в CRM и защо е важно да са в ЕС?

Първият въпрос на всеки одит на данните е „къде се съхраняват данните: на наш сървър, в облака, в CRM, в таблици или на хартия?“. Отговорът трябва да е документиран, не предположен.

Кратък отговор

Данните в облачен CRM стоят в центровете за данни на доставчика или на неговия хостинг партньор.
Ако тези центрове са извън Европейското икономическо пространство, прехвърлянето изисква допълнителни гаранции.
Обичайните гаранции са стандартни договорни клаузи и оценка на въздействието на прехвърлянето.
Хостингът в ЕС не ви прави автоматично съответстващи, но премахва най-сложната глава на съответствието.
Поискайте писмено местоположението на центровете за данни и списъка на подизпълнителите на доставчика.

Какво да попитате доставчика, преди да подпишете

„В коя държава са центровете за данни, които държат моите производствени данни?“
„Къде се правят резервните копия и колко дълго се пазят?“
„Кои са подизпълнителите и до коя част от данните имат достъп?“
„Ще подпишете ли споразумение за обработка на данни (DPA) с мен?“
„Как да получа пълен експорт и колко бързо, ако закрия акаунта?“

Защо има значение на практика

Прехвърляне извън ЕИП без гаранции е само по себе си нарушение, дори да не е настъпил инцидент.
Големите B2B клиенти искат местоположението на данните в тръжните документи; неясен отговор може да ви дисквалифицира.
При проверка трябва да можете да покажете къде стоят данните — не само името на доставчика.
Закъснението и наличността също са по-добри, когато центърът за данни е близо до потребителите.

Чести грешки

Допускане, че доставчик със седалище в ЕС автоматично хоства в ЕС.
Пренебрегване на интеграциите: конектор, който праща контакти към услуга на трета страна, променя картата на данните.
Нищо недокументирано и после невъзможност да отговорите на първия въпрос на одита.

Как помага 4softcrm

Инфраструктура в Европейския съюз, включително резервни копия.
Пълен експорт на данните при поискване, в структуриран формат.
Нативно интегрирана екосистема 4b2b, следователно по-малко конектори на трети страни, които изнасят данни извън ЕС.

Вижте също