Как да пазя имейлите с клиентите в CRM?
Ако разговорите с клиентите остават само в личните пощенски кутии, картоните в CRM са празни и никой не вярва на системата. Решението е просто правило: търговската кореспонденция тръгва от CRM.
Кратък отговор
- В 4softcrm изпращате имейла 1:1 директно от картона на контакта или сделката.
- Изпратеното съобщение остава в историята на картона, до обажданията, срещите и WhatsApp или SMS съобщенията.
- 4softcrm не синхронизира пощенската ви кутия в Gmail или Outlook; съобщенията, изпратени извън CRM, не се появяват автоматично в картона.
- Важните получени отговори записвате като активност към сделката.
- Срещите планирате в календара на активностите на CRM, свързани с контакта и сделката.
Къде екипът държи всеки вид комуникация
Просто правило за екипа
| Вид | Къде се случва | Как стига до картона |
|---|---|---|
| Изпратен търговски имейл | От картона на контакта или сделката | Автоматично, в историята |
| Получен отговор в пощенската кутия | В Gmail, Outlook или друг пощенски клиент | Записва се ръчно като активност |
Стъпки за прилагане на практика
- Уговорете се като екип, че офертите и последващите съобщения се изпращат от CRM, не от лична пощенска кутия.
- Проверете дали всеки контакт има коректния имейл адрес в картона.
- Изпратете първия имейл от картона на сделката и проверете дали се появява в историята.
- Записвайте като активност отговорите, които променят състоянието на сделката.
- Планирайте срещите в календара на активностите, така че да се показват в картона и във входящата кутия на активностите.
Чести грешки
- Оферти, изпратени от лична пощенска кутия, така че картонът не показва какво е обещано на клиента.
- Отговори, които променят преговорите, но никога не се записват в CRM.
- Липса на политика за съхранение, така че съобщения с лични данни се пазят вечно.
- Неинформиране на служителите какво се записва в CRM — и проблем на доверие, и на съответствие.
Как помага 4softcrm
- Имейл 1:1, изпратен директно от картона на контакта или сделката, запазен в историята.
- Календар и входяща кутия на активностите, със срещи, свързани с контакта и сделката.
- SMS и WhatsApp, изпратени от същия картон през 4notify, в същата история.