Τι λέει ο GDPR για τα δεδομένα πελατών σε ένα CRM;

Τι πρέπει να υπάρχει στο CRM για συμμόρφωση

• Ένα πεδίο με τη νομική βάση και την πηγή κάθε επαφής — από πού προήλθε και γιατί την επεξεργάζεστε.
• Καταγραφή της συγκατάθεσης για εμπορική επικοινωνία, με ημερομηνία και κανάλι.
• Ρόλοι και δικαιώματα, ώστε κάθε υπάλληλος να βλέπει μόνο τα δεδομένα που χρειάζεται.
• Ιστορικό αλλαγών: ποιος άλλαξε μια εγγραφή και πότε.
• Εξαγωγή και διαγραφή κατόπιν αιτήματος, σε δομημένη μορφή.
• Πολιτική διατήρησης — οι επαφές δεν κρατούνται επ’ αόριστον «για παν ενδεχόμενο».

Οι συχνότερες αιτίες κυρώσεων

Στην Ευρώπη, οι συχνότερες αιτίες προστίμων είναι η έλλειψη νομικής βάσης επεξεργασίας, τα ανεπαρκή μέτρα ασφάλειας και η μη συμμορφούμενη συγκατάθεση — προεπιλεγμένη, δεσμευμένη με άλλους όρους ή αδύνατον να ανακληθεί.

Για σοβαρές παραβάσεις, το πρόστιμο μπορεί να φτάσει τα 20 εκατομμύρια ευρώ ή το 4% του παγκόσμιου ετήσιου κύκλου εργασιών.

Συχνά λάθη

• Εισαγωγή αγορασμένης λίστας, χωρίς τρόπο να αποδείξετε από πού προήλθαν τα δεδομένα.
• Αποστολή της λίστας πελατών μέσω email ή WhatsApp ανάμεσα σε συναδέλφους.
• Πλήρης πρόσβαση για κάθε χρήστη, «για να είναι απλά τα πράγματα».
• Καμία υπογεγραμμένη σύμβαση DPA με τον πάροχο του CRM και τους άλλους προμηθευτές που αγγίζουν τα δεδομένα.
• Διαγραφή μιας επαφής χωρίς διαγραφή των αντιγράφων σε τοπικές εξαγωγές.

Πώς βοηθά το 4softcrm

• Η νομική βάση, η πηγή και η συγκατάθεση καταγράφονται ως δομημένα δεδομένα σε κάθε επαφή.
• Αναλυτικοί ρόλοι και δικαιώματα, με ιστορικό αλλαγών ανά εγγραφή.
• Εξαγωγή και διαγραφή κατόπιν αιτήματος, με δεδομένα που φιλοξενούνται στην Ευρωπαϊκή Ένωση.