Kas CRM-i saab siduda arveldusega ja e-arvetega?
Jah, ja see on üks selgema ajasäästuga integratsioone. Side kaotab kliendiandmete käsitsi ümbersisestamise müügi ja arvelduse vahel. Riiklikku e-arvete edastamist see aga ise ei asenda.
Lühivastus
- Võidetud tehingust või nummerdatud pakkumisest saab koostada arve, kliendi andmed juba täidetud.
- 4softcrm-is toimub see 4invoices kaudu, mis on 4b2b ökosüsteemi arveldusrakendus: pakkumisest koostad arve nupuga „Koosta arve“.
- 4softcrm ega 4invoices ei edasta arveid riigi e-arvete süsteemi — see on eraldi, riiklikes reeglites reguleeritud samm.
- Kontrolli enne seadistamist e-arvete reegleid, mis kehtivad sinu ettevõtte ja klientide suhtes Eestis.
- Veendu alati, et CRM-i registrikood, KMKR number ja aadress on kehtivad, muidu tuleb arve parandada.
Täielik voog, tehingust arveni
- Müügiesindaja märgib tehingu võidetuks ja lisab aktsepteeritud pakkumise.
- Pakkumisest koostatakse 4invoices-is arve ettevalmistus ning kliendi andmed (nimi, registrikood, KMKR number, aadress) liiguvad sinna.
- Arve vaadatakse arveldusrakenduses üle: read, hinnad ja maksud.
- Arve väljastatakse arveldusrakenduses. E-arvena edastamine riigi süsteemi, kui see on nõutav, on eraldi samm väljaspool 4softcrm-i ja 4invoices-i.
- CRM-is jäävad alles tehing, pakkumine ja nendega seotud kontakt ning ettevõte.
Mida enne ühenduse kasutamist kontrollida
- Et CRM-i andmed on õiged — vale registrikood või KMKR number tähendab hiljem arve parandamist.
- Kes tohib arve koostada: mitte iga müügiesindaja ei peaks seda tegema.
- Mis saab kreeditarvete ja osaarvetega — voog peab katma ka negatiivsed juhud.
- Et sama tehingu kaks korda võidetuks märkimisel ei tekiks duplikaatarveid.
Levinud vead
- Maksuandmete hoidmine ainult arveldustarkvaras, samal ajal kui CRM-is on kaubanimed — need ei lange kunagi kokku.
- Väljastamise automatiseerimine ilma inimliku kinnituseta suurte tellimuste puhul.
- E-arvete edastamise eeldamine: seda ei tee CRM ega pakkumisest koostatud arve ettevalmistus, see tuleb eraldi lahendada.
Kuidas 4softcrm aitab
- Nummerdatud pakkumisest arve ettevalmistus 4invoices-is, ilma kolmanda osapoole ühendusteta.
- API ja webhookid, kui kasutad teist arveldustarkvara või oma ERP-d.
- Dokumentide väljastamise eraldi õigused, mis on müügitorule ligipääsust eraldiseisvad.