Hvor lagres CRM-dataene, og hvorfor har det noe å si at de ligger i EU?
Det første spørsmålet i enhver datarevisjon er «hvor lagres dataene: på egen server, i skyen, i CRM-et, i regneark eller på papir?». Svaret må være dokumentert, ikke antatt.
Kort svar
- Data i et sky-CRM ligger i datasentrene til leverandøren eller til hostingleverandøren deres.
- Hvis disse datasentrene ligger utenfor EØS, krever overføringen ekstra garantier.
- De vanlige garantiene er standard personvernbestemmelser (SCC) og en vurdering av overføringsgrunnlaget.
- Hosting i EU gjør deg ikke automatisk i samsvar med reglene, men fjerner det mest kompliserte kapittelet.
- Be skriftlig om plasseringen av datasentrene og leverandørens liste over underleverandører.
Hva du spør leverandøren om før du signerer
- «I hvilket land ligger datasentrene som rommer produksjonsdataene mine?»
- «Hvor tas sikkerhetskopiene, og hvor lenge oppbevares de?»
- «Hvem er underleverandørene, og hvilken del av dataene berører de?»
- «Vil dere signere en databehandleravtale med meg?»
- «Hvordan får jeg en full eksport, og hvor raskt, hvis jeg sier opp kontoen?»
Hvorfor det har betydning i praksis
- En overføring utenfor EØS uten garantier er i seg selv et brudd, selv om det ikke har skjedd noen hendelse.
- Store B2B-kunder spør om datalokasjon i anbudsdokumentene; et vagt svar kan diskvalifisere deg.
- Ved et tilsyn må du kunne vise hvor dataene ligger – ikke bare navnet på leverandøren.
- Ventetid og tilgjengelighet er også bedre når datasenteret ligger nær brukerne.
Vanlige feil
- Å anta at en leverandør med hovedkontor i EU automatisk har hosting i EU.
- Å se bort fra integrasjoner: en konnektor som sender kontakter til en tredjepartstjeneste endrer datakartet.
- Å ikke dokumentere noe og så ikke kunne svare på det første spørsmålet i en revisjon.
Slik hjelper 4softcrm
- Infrastruktur i Den europeiske union, sikkerhetskopier inkludert.
- Full dataeksport på forespørsel, i strukturert format.
- Et naturlig integrert 4b2b-økosystem, og dermed færre tredjepartskonnektorer som flytter data ut av EU.