Kan CRM-et kobles til fakturering og elektronisk faktura?
Ja, til fakturering, og det er en av integrasjonene med den tydeligste tidsbesparelsen. Koblingen fjerner manuell ny inntasting av kundedata mellom salg og fakturering. Overføring til nasjonale systemer for elektronisk faktura er derimot et eget trinn.
Kort svar
- En salgsmulighet som er markert som vunnet gir grunnlag for fakturaen, med kundedataene allerede utfylt.
- I 4softcrm utsteder du fakturaen via 4invoices fra det nummererte tilbudet, med knappen «Utsted faktura».
- 4softcrm og 4invoices sender ikke fakturaer til noe nasjonalt system for elektronisk faktura i Norge; det er et eget, regulert trinn.
- Bruker du et annet fakturaprogram eller eget ERP, kobler du dem via API og webhooks.
- Kontroller alltid at organisasjonsnummer og adresse i CRM-et er riktige, ellers må fakturaen rettes.
Hele flyten, fra salgsmulighet til faktura
- Selgeren markerer salgsmuligheten som vunnet og legger ved det aksepterte tilbudet.
- Kundens opplysninger (navn, organisasjonsnummer, adresse) hentes fra kortet og følger med tilbudet.
- Fakturaen utstedes via 4invoices fra tilbudet, med knappen «Utsted faktura», uten ny inntasting.
- Skal fakturaen sendes videre til et nasjonalt system for elektronisk faktura, er det et eget trinn utenfor 4softcrm og 4invoices.
- Sjekk de nasjonale reglene i Norge for elektronisk faktura og regnskap før du bestemmer hvordan fakturaen sendes.
Hva du sjekker før du tar koblingen i bruk
- At kundens opplysninger i CRM-et er riktige – feil organisasjonsnummer eller adresse gir en faktura som må rettes.
- Hvem som har lov til å utstede fakturaen: ikke alle selgere bør kunne det.
- Hvordan kreditnotaer og delfakturaer håndteres i faktureringsprogrammet – CRM-et er ikke regnskapssystem.
- At det ikke utstedes doble fakturaer hvis en salgsmulighet markeres som vunnet to ganger.
Vanlige feil
- Å tro at CRM-et sender fakturaen til et offentlig system. Innsendingen til nasjonale løsninger for elektronisk faktura er et eget, regulert trinn.
- Å ha firmaopplysninger bare i faktureringsprogrammet mens CRM-et har handelsnavn – de stemmer aldri overens.
- Å utstede fakturaer for store ordrer uten menneskelig kontroll.
Slik hjelper 4softcrm
- Nummererte tilbud og utstedelse av faktura via 4invoices med knappen «Utsted faktura», uten ny inntasting av dataene.
- API og webhooks hvis du bruker et annet fakturaprogram eller eget ERP.
- Egne tilganger for å utstede dokumenter, adskilt fra tilgangen til pipelinen.