Hvordan holder jeg kundenes e-poster samlet i CRM-et?
Hvis kundesamtalene bare ligger i private postkasser, er kortene i CRM-et tomme og ingen stoler på systemet. Løsningen er en enkel regel: kommersiell korrespondanse sendes fra CRM-et.
Kort svar
- I 4softcrm sender du e-posten 1:1 rett fra kontaktens eller salgsmulighetens kort.
- Den sendte meldingen blir liggende i kortets historikk, ved siden av samtaler, møter og WhatsApp- eller SMS-meldinger.
- 4softcrm synkroniserer ikke Gmail- eller Outlook-postkassen din; meldinger sendt utenfor CRM-et dukker ikke opp på kortet automatisk.
- Viktige svar du mottar i postkassen logger du som en aktivitet på salgsmuligheten.
- Du planlegger møter i CRM-ets aktivitetskalender, knyttet til kontakten og salgsmuligheten.
Hvor teamet holder hver type kommunikasjon
En enkel regel for teamet
| Type | Hvor det skjer | Hvordan det havner på kortet |
|---|---|---|
| Kommersiell e-post sendt | Fra kontakt- eller salgsmulighetskortet | Automatisk, i historikken |
| Svar mottatt i postkassen | I Gmail, Outlook eller en annen e-postklient | Logges manuelt som aktivitet |
Steg for å ta det i bruk
- Bli enige i teamet om at tilbud og oppfølginger sendes fra CRM-et, ikke fra en privat postkasse.
- Kontroller at hver kontakt har riktig e-postadresse på kortet.
- Send den første e-posten fra salgsmulighetens kort og kontroller at den vises i historikken.
- Logg som aktivitet de svarene som endrer tilstanden til salgsmuligheten.
- Planlegg møter i aktivitetskalenderen, slik at de vises på kortet og i aktivitetsinnboksen.
Vanlige feil
- Tilbud sendt fra en privat postkasse, slik at kortet ikke viser hva kunden er lovet.
- Svar som endrer forhandlingen, men aldri blir logget i CRM-et.
- Ingen retningslinjer for oppbevaring, slik at meldinger med personopplysninger lagres for alltid.
- Å ikke informere de ansatte om hva som registreres i CRM-et – både et tillits- og et etterlevelsesproblem.
Slik hjelper 4softcrm
- 1:1 e-post sendt rett fra kontakt- eller salgsmulighetskortet, lagret i historikken.
- En aktivitetskalender og -innboks, med møter knyttet til kontakten og salgsmuligheten.
- SMS og WhatsApp sendt fra samme kort via 4notify, i samme historikk.