Como manter os e-mails dos clientes no CRM?
Se as conversas com os clientes ficam só em caixas de e-mail pessoais, as fichas do CRM estão vazias e ninguém confia no sistema. A solução é uma regra simples: a correspondência comercial sai do CRM.
Resposta curta
- No 4softcrm envia o e-mail 1:1 diretamente a partir da ficha do contacto ou da oportunidade.
- A mensagem enviada fica no histórico da ficha, ao lado de chamadas, reuniões e mensagens de WhatsApp ou SMS.
- O 4softcrm não sincroniza a sua caixa Gmail ou Outlook; as mensagens enviadas fora do CRM não aparecem automaticamente na ficha.
- As respostas importantes recebidas na sua caixa registam-se como atividade na oportunidade.
- As reuniões agendam-se no calendário de atividades do CRM, ligadas ao contacto e à oportunidade.
Onde a equipa guarda cada tipo de comunicação
Uma regra simples para a equipa
| Tipo | Onde acontece | Como chega à ficha |
|---|---|---|
| E-mail comercial enviado | A partir da ficha do contacto ou da oportunidade | Automaticamente, no histórico |
| Resposta recebida na caixa de e-mail | No Gmail, no Outlook ou noutro cliente de e-mail | Registada manualmente como atividade |
Passos a pôr em prática
- Combine em equipa que as propostas e os acompanhamentos são enviados a partir do CRM, não de uma caixa pessoal.
- Verifique se cada contacto tem o endereço de e-mail correto na ficha.
- Envie o primeiro e-mail a partir da ficha da oportunidade e confirme que aparece no histórico.
- Registe como atividade as respostas que mudam o estado da oportunidade.
- Agende as reuniões no calendário de atividades, para aparecerem na ficha e na caixa de entrada de atividades.
Erros comuns
- Propostas enviadas de uma caixa pessoal, e a ficha não mostra o que foi prometido ao cliente.
- Respostas que mudam a negociação mas nunca são registadas no CRM.
- Sem política de conservação, as mensagens com dados pessoais ficam guardadas para sempre.
- Não informar os colaboradores do que fica registado no CRM — um problema de confiança e de conformidade.
Como o 4softcrm ajuda
- E-mail 1:1 enviado diretamente a partir da ficha do contacto ou da oportunidade, guardado no histórico.
- Um calendário e uma caixa de entrada de atividades, com reuniões ligadas ao contacto e à oportunidade.
- SMS e WhatsApp enviados da mesma ficha através do 4notify, no mesmo histórico.