Como migrar do HubSpot, Pipedrive ou Salesforce sem perder dados?
Quase todas as migrações falhadas têm a mesma causa: os contactos passaram, o histórico não. Sem histórico, a equipa volta ao sistema antigo — ou ao Excel — logo no primeiro mês.
Resposta curta
- Exporte quatro entidades separadas: contactos, empresas, oportunidades e atividades (e-mails, chamadas, notas).
- Mantenha os identificadores originais, para as ligações contacto–empresa–oportunidade poderem ser reconstruídas.
- Limpe a base antes da importação, não depois: os duplicados importados multiplicam-se.
- Reconstrua as etapas do funil com os mesmos nomes, para os relatórios históricos continuarem comparáveis.
- Execute os dois sistemas em paralelo durante duas semanas e só depois passe o antigo para só leitura.
Lista de verificação da exportação
- Contactos — com todas as propriedades personalizadas, não apenas as padrão.
- Empresas — com NIF, morada e a ligação aos respetivos contactos.
- Oportunidades — com valor, etapa, data de criação, data de fecho e motivo de perda.
- Atividades — e-mails, chamadas, notas e reuniões, com data e autor.
- Anexos — propostas e contratos assinados, se estiverem guardados no CRM.
- Utilizadores — para as oportunidades ficarem atribuídas às pessoas certas, e não a uma conta genérica.
A ordem correta de importação
- Crie primeiro os utilizadores, para as atribuições terem onde aterrar.
- Importe as empresas, porque são o “pai” dos contactos.
- Importe os contactos e ligue-os às empresas pelo identificador original.
- Importe as oportunidades e ligue-as ao contacto, à empresa e ao utilizador.
- Importe as atividades em último lugar — são as mais numerosas e as mais lentas.
- Verifique em 10 clientes escolhidos ao acaso que a ficha está completa, e não apenas que os totais batem certo.
Erros comuns na migração
- Migrar tudo, incluindo contactos mortos há 5 anos. A base nova começa suja.
- Saltar as atividades porque “são demasiadas” — são exatamente o que impulsiona a adoção.
- Cortar o acesso ao sistema antigo no mesmo dia da importação.
- Não verificar a deduplicação, e a mesma empresa aparece três vezes com grafias diferentes.
Como o 4softcrm ajuda
- Importação a partir de CSV exportado do HubSpot, Pipedrive, Salesforce ou Zoho, com mapeamento de campos passo a passo.
- Deduplicação na importação, para que o mesmo contacto não entre duas vezes na base.
- Campos personalizados, para não ter de abandonar propriedades do sistema antigo.