Συνδέεται το CRM με την τιμολόγηση και τα ηλεκτρονικά τιμολόγια;
Ναι, για το κομμάτι που αφορά το CRM: η σύνδεση αφαιρεί την επαναπληκτρολόγηση των στοιχείων πελάτη ανάμεσα στις πωλήσεις και την τιμολόγηση. Η διαβίβαση του τιμολογίου στο εθνικό σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι ξεχωριστό, ρυθμιζόμενο βήμα.
Σύντομη απάντηση
- Από μια αριθμημένη προσφορά ή μια κερδισμένη ευκαιρία δημιουργείτε το τιμολόγιο μέσω 4invoices, με τα στοιχεία του πελάτη ήδη συμπληρωμένα.
- Το 4softcrm και το 4invoices δεν διαβιβάζουν τιμολόγια στο εθνικό σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης της χώρας σας· αυτό είναι ξεχωριστό βήμα.
- Η διαβίβαση στο myDATA γίνεται από το λογιστικό ή εμπορικό σας πρόγραμμα, όχι από το CRM — ελέγξτε τους ισχύοντες κανόνες για την επιχείρησή σας.
- Αν χρησιμοποιείτε άλλο πρόγραμμα τιμολόγησης ή δικό σας ERP, η σύνδεση γίνεται μέσω API ή webhook.
- Ελέγχετε πάντα ότι το ΑΦΜ και η διεύθυνση στο CRM είναι φορολογικά έγκυρα, αλλιώς το τιμολόγιο θα απορριφθεί στο επόμενο βήμα.
Η πλήρης ροή, από την ευκαιρία στην είσπραξη
- Ο πωλητής σημειώνει την ευκαιρία ως κερδισμένη και επισυνάπτει την αποδεκτή προσφορά.
- Τα φορολογικά στοιχεία του πελάτη (επωνυμία, ΑΦΜ, διεύθυνση) περνούν στην τιμολόγηση.
- Το τιμολόγιο ετοιμάζεται και εκδίδεται στο 4invoices από το έγγραφο προσφοράς.
- Η διαβίβαση στο εθνικό σύστημα είναι ξεχωριστό βήμα, που γίνεται από το πρόγραμμα το οποίο την υποστηρίζει, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες.
- Την είσπραξη την παρακολουθείτε στο σύστημα τιμολόγησης και, αν χρειάζεται, τη σημειώνετε στην καρτέλα του πελάτη στο CRM.
Τι ελέγχετε πριν ενεργοποιήσετε τη σύνδεση
- Ότι τα φορολογικά στοιχεία στο CRM είναι επαληθευμένα — ένα λάθος ΑΦΜ μπλοκάρει τη διαβίβαση στο επόμενο βήμα.
- Ποιος επιτρέπεται να εκδίδει το τιμολόγιο: δεν πρέπει να μπορεί κάθε πωλητής.
- Τι γίνεται με πιστωτικά τιμολόγια και μερικά τιμολόγια — η ροή πρέπει να καλύπτει και τις αρνητικές περιπτώσεις.
- Ότι δεν εκδίδονται διπλά τιμολόγια αν μια ευκαιρία σημειωθεί δύο φορές ως κερδισμένη.
Συχνά λάθη
- Φορολογικά στοιχεία μόνο στο πρόγραμμα τιμολόγησης, ενώ το CRM κρατά εμπορικές επωνυμίες — δεν ταιριάζουν ποτέ.
- Αυτοματοποίηση της έκδοσης χωρίς ανθρώπινη επικύρωση για μεγάλες παραγγελίες.
- Μη επιστροφή της κατάστασης πληρωμής, οπότε οι πωλήσεις συνεχίζουν να παραδίδουν σε πελάτη με καθυστερημένες οφειλές.
Πώς βοηθά το 4softcrm
- Σύνδεση με το 4invoices για έκδοση τιμολογίου από το έγγραφο προσφοράς, χωρίς connectors τρίτων· η διαβίβαση στο εθνικό σύστημα παραμένει ξεχωριστό βήμα.
- API και webhooks αν χρησιμοποιείτε άλλο πρόγραμμα τιμολόγησης ή δικό σας ERP.
- Ξεχωριστά δικαιώματα για την έκδοση εγγράφων, διακριτά από την πρόσβαση στο pipeline.