Može li se CRM povezati s fakturiranjem i e-računom?
Može — izdavanje računa iz CRM-a štedi ručno prepisivanje podataka o klijentu između prodaje i fakturiranja. Važno je razlikovati dva koraka: izradu računa i njegovo slanje državnom sustavu e-računa.
Kratki odgovor
- U 4softcrm iz prihvaćene ponude izdajete račun putem 4invoices, iz ekosustava 4b2b, gumbom „Izdaj račun”.
- Podaci o klijentu (naziv, OIB, adresa) preuzimaju se s kartice u račun, pa se ne prepisuju ručno.
- 4softcrm i 4invoices ne šalju račune u državni sustav e-računa ni fiskalizacije u Hrvatskoj; to je zaseban korak.
- Obveze e-računa i fiskalizacije propisuju nacionalni propisi; provjerite što vrijedi za vašu tvrtku, po potrebi s računovođom.
- Prije izdavanja provjerite jesu li OIB i adresa na kartici ispravni, jer se preuzimaju u račun.
Cijeli tijek, od prilike do računa
- Prodavač označi priliku kao dobivenu i uz nju veže prihvaćenu ponudu.
- Naziv, OIB i adresa klijenta preuzimaju se s kartice kontakta i tvrtke.
- Gumbom „Izdaj račun” u 4invoices nastaje račun iz prihvaćene ponude, a ponuda postaje samo za čitanje.
- Račun u 4invoices pregledavate i izdajete prema pravilima koja vrijede za vašu tvrtku.
- Slanje računa u državni sustav e-računa, ako je za vas obvezno, zaseban je korak izvan 4softcrm i 4invoices.
Što provjeriti prije uključivanja veze
- Jesu li podaci o OIB-u i adresi na kartici ispravni — pogrešan podatak prenosi se u račun.
- Tko smije izdavati račune: ne bi to trebao moći svaki prodavač.
- Što se događa s odobrenjima i djelomičnim računima — tijek mora pokriti i negativne slučajeve u vašem računovodstvu.
- Da se iz iste ponude ne izdaje dvostruki račun: nakon fakturiranja ponuda postaje samo za čitanje.
Česte pogreške
- Očekivati da CRM sam šalje račune državnom sustavu e-računa; to propisuju nacionalni propisi i radi se zasebno.
- Držati fiskalne podatke samo u programu za fakturiranje, dok CRM ima trgovačke nazive — nikad se ne podudaraju.
- Izdavati račune bez ljudske provjere kod velikih narudžbi.
Kako 4softcrm pomaže
- Veza s 4invoices za izdavanje računa iz prihvaćene ponude, unutar istog ekosustava 4b2b, bez konektora trećih strana.
- API i webhookovi ako koristite drugi program za fakturiranje ili vlastiti ERP.
- 4softcrm ne zamjenjuje računovodstveni program niti šalje račune državnim sustavima.