Ką BDAR (GDPR) sako apie klientų duomenis CRM sistemoje?
CRM pagal apibrėžimą yra žmonių duomenų bazė. Todėl ji tiesiogiai patenka į Reglamento (ES) 2016/679 taikymo sritį, o Lietuvoje priežiūrą vykdo Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija (VDAI).
Trumpas atsakymas
- Kiekvienam duomenų tvarkymo veiksmui reikia teisinio pagrindo: sutikimo, sutarties, teisinės prievolės ar teisėto intereso.
- B2B potencialių klientų paieška dažniausiai grindžiama teisėtu interesu; rinkodarai el. paštu ar WhatsApp reikia sutikimo.
- Su CRM tiekėju pasirašote duomenų tvarkymo sutartį (DPA) – jis yra duomenų tvarkytojas, o jūs – duomenų valdytojas.
- Turite sugebėti atsakyti į duomenų subjektų prašymus: susipažinimo, ištaisymo, ištrynimo, perkeliamumo.
- Įvykus saugumo pažeidimui, pranešimo priežiūros institucijai (Lietuvoje – VDAI) terminas yra 72 valandos.
Ką turi turėti CRM, kad atitiktų reikalavimus
- Laukas su kiekvieno kontakto teisiniu pagrindu ir šaltiniu – iš kur jis atsirado ir kodėl jį tvarkote.
- Sutikimo komerciniam bendravimui įrašas su data ir kanalu.
- Rolės ir teisės, kad kiekvienas darbuotojas matytų tik jam reikalingus duomenis.
- Pakeitimų žurnalas: kas ir kada pakeitė įrašą.
- Eksportas ir ištrynimas paprašius, struktūruotu formatu.
- Saugojimo politika – kontaktai nesaugomi neribotai „dėl visa ko“.
Dažniausios sankcijų priežastys
Duomenų apsaugos priežiūros institucijų tyrimuose dažniausios priežastys buvo minimalių IT saugumo priemonių nebuvimas ir netinkamas sutikimas – iš anksto pažymėtas, susietas su kitais ar neįmanomas atšaukti.
Už sunkius pažeidimus bauda gali siekti 20 milijonų eurų arba 4 % metinės pasaulinės apyvartos.
Dažniausios klaidos
- Importuojamas nupirktas sąrašas, neturint kaip įrodyti, iš kur duomenys.
- Klientų sąrašas siunčiamas kolegoms el. paštu ar per WhatsApp.
- Visiems naudotojams suteikiama pilna prieiga „kad būtų paprasčiau“.
- Nėra pasirašytos DPA su CRM tiekėju ir kitais tiekėjais, kurie liečia duomenis.
- Ištrinamas kontaktas, bet neištrinamos kopijos vietiniuose eksportuose.
Kaip padeda 4softcrm
- Teisinis pagrindas, šaltinis ir sutikimas fiksuojami kaip struktūruoti duomenys kiekviename kontakte.
- Išsamūs vaidmenys ir teisės su pakeitimų žurnalu kiekvienam įrašui.
- Eksportas ir ištrynimas paprašius, o duomenys laikomi Europos Sąjungoje.