Kur saugomi CRM duomenys ir kodėl svarbu, kad jie būtų ES?
Pirmasis bet kurio duomenų audito klausimas – „kur saugomi duomenys: savo serveryje, debesyje, CRM, skaičiuoklėse ar popieriuje?“. Atsakymas turi būti dokumentuotas, o ne numanomas.
Trumpas atsakymas
- Debesies CRM duomenys yra tiekėjo ar jo talpinimo paslaugų teikėjo duomenų centruose.
- Jei tie duomenų centrai yra už Europos ekonominės erdvės ribų, perdavimui reikia papildomų apsaugos priemonių.
- Įprastos apsaugos priemonės – standartinės sutarčių sąlygos ir perdavimo poveikio vertinimas.
- Talpinimas ES automatiškai nepadaro jūsų atitinkančiu reikalavimus, bet pašalina sudėtingiausią atitikties skyrių.
- Raštu paprašykite duomenų centrų vietų ir tiekėjo subtvarkytojų sąrašo.
Ką klausti tiekėjo prieš pasirašant
- „Kokioje šalyje yra duomenų centrai, kuriuose laikomi mano gamybiniai duomenys?“
- „Kur daromos atsarginės kopijos ir kiek laiko jos saugomos?“
- „Kas yra subtvarkytojai ir kurią duomenų dalį jie liečia?“
- „Ar pasirašysite su manimi duomenų tvarkymo sutartį (DPA)?“
- „Kaip ir kaip greitai gausiu pilną eksportą, jei uždarysiu paskyrą?“
Kodėl tai svarbu praktikoje
- Perdavimas už EEE ribų be apsaugos priemonių pats savaime yra pažeidimas, net jei incidento nebuvo.
- Dideli B2B klientai konkurso dokumentuose klausia apie duomenų vietą; miglotas atsakymas gali diskvalifikuoti.
- Patikrinimo metu turite sugebėti parodyti, kur saugomi duomenys, o ne tik tiekėjo pavadinimą.
- Delsa ir prieinamumas taip pat geresni, kai duomenų centras arti naudotojų.
Dažniausios klaidos
- Manoma, kad ES būstinę turintis tiekėjas automatiškai talpina duomenis ES.
- Ignoruojamos integracijos: jungtis, siunčianti kontaktus trečiosios šalies paslaugai, pakeičia duomenų žemėlapį.
- Nieko nedokumentuojama, o paskui negalima atsakyti į pirmąjį audito klausimą.
Kaip padeda 4softcrm
- Infrastruktūra Europos Sąjungoje, įskaitant atsargines kopijas.
- Pilnas duomenų eksportas paprašius, struktūruotu formatu.
- Natūraliai integruota 4b2b ekosistema, todėl mažiau trečiųjų šalių jungčių, kurios perkeltų duomenis už ES ribų.