Ar CRM galima susieti su sąskaitų faktūrų išrašymu ir e. sąskaitomis?
Taip, tai viena iš integracijų, kuri aiškiausiai taupo laiką: ryšys pašalina rankinį kliento duomenų perrašymą tarp pardavimų ir sąskaitų išrašymo. Svarbu tik aiškiai atskirti, ką jis daro ir ko nedaro.
Trumpas atsakymas
- Iš laimėto sandorio ar sunumeruoto pasiūlymo per 4invoices galite parengti sąskaitos faktūros projektą su jau užpildytais kliento duomenimis.
- 4softcrm ir 4invoices neperduoda sąskaitų į Lietuvos valstybės e. sąskaitų sistemą – tokios integracijos nėra.
- E. sąskaitų pateikimas valstybės sistemai yra atskiras žingsnis, kurį reglamentuoja Lietuvoje galiojančios taisyklės ir kurį atliekate atskirai.
- Dėl tikslių e. sąskaitų reikalavimų pasitikrinkite nacionalines taisykles arba pasikonsultuokite su savo buhalteriu.
- Visada patikrinkite, ar CRM nurodytas PVM mokėtojo kodas ir adresas yra teisingi, kitaip sąskaitoje bus klaidingi duomenys.
Visas procesas nuo sandorio iki sąskaitos
- Vadybininkas pažymi sandorį kaip laimėtą ir prideda priimtą pasiūlymą.
- Paspaudus „Išrašyti sąskaitą“, per 4invoices parengiamas sąskaitos faktūros projektas su kliento duomenimis iš pasiūlymo.
- Sąskaitos duomenis, sumas ir PVM peržiūri bei patvirtina už išrašymą atsakingas asmuo.
- Sąskaitos pateikimas valstybės e. sąskaitų sistemai, jei jis jums privalomas, atliekamas atskirai pagal Lietuvoje galiojančias taisykles.
- Apmokėjimo būsena stebima sąskaitų išrašymo programoje; svarbią informaciją galite užregistruoti CRM kortelėje kaip veiklą.
Ką patikrinti prieš naudojant ryšį
- Ar CRM esantys įmonės duomenys patikrinti – neteisingas PVM mokėtojo kodas sukelia klaidų sąskaitoje.
- Kas turi teisę išrašyti sąskaitą: ne kiekvienas vadybininkas turėtų ją turėti.
- Ką daryti su kreditinėmis ir dalinėmis sąskaitomis – procesas turi apimti ir neigiamus atvejus.
- Kad nebūtų išrašyta dubliuotų sąskaitų, jei sandoris pažymimas kaip laimėtas du kartus.
Dažniausios klaidos
- Fiskaliniai duomenys laikomi tik sąskaitų programoje, o CRM yra tik komerciniai pavadinimai – jie niekada nesutampa.
- Išrašymas automatizuojamas be žmogaus patvirtinimo dideliems užsakymams.
- Pateikimas valstybės sistemai laikomas „savaime vykstančiu“ ir nepatikrinamas, nors tai atskiras reglamentuotas žingsnis.
Kaip padeda 4softcrm
- Ryšys su 4invoices: sąskaitos projektas rengiamas iš sandorio ar pasiūlymo dokumento, be trečiųjų šalių jungčių.
- API ir webhook, jei naudojate kitą sąskaitų išrašymo programą ar savo ERP.
- Rolės ir teisės, kad ne kiekvienas naudotojas turėtų prieigą prie visko.
Taip pat žiūrėkite