Cosa dice il GDPR sui dati dei clienti in un CRM?

Cosa deve esistere nel CRM per essere conformi

• Un campo con la base giuridica e la fonte di ogni contatto — da dove arriva e perché lo tratti.
• Una registrazione del consenso alla comunicazione commerciale, con data e canale.
• Ruoli e permessi, così ogni dipendente vede solo i dati che gli servono.
• Un registro delle modifiche: chi ha modificato una scheda e quando.
• Esportazione e cancellazione su richiesta, in un formato strutturato.
• Una politica di conservazione — i contatti non si tengono per sempre «per ogni evenienza».

Le cause di sanzione più frequenti

Tra i motivi di sanzione più ricorrenti nelle decisioni delle autorità di controllo europee figurano l’assenza di misure minime di sicurezza informatica e consensi non conformi — preselezionati, accorpati o impossibili da revocare.

Per violazioni gravi, la sanzione può arrivare a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato mondiale annuo.

Errori comuni

• Importare una lista acquistata senza poter dimostrare da dove vengono i dati.
• Scambiarsi la lista clienti per e-mail o WhatsApp tra colleghi.
• Accesso completo per ogni utente, «per semplicità».
• Nessun DPA firmato con il fornitore del CRM e con gli altri fornitori che toccano i dati.
• Cancellare un contatto senza cancellare le copie nelle esportazioni locali.

Come ti aiuta 4softcrm

• Base giuridica, fonte e consenso sono registrati come dati strutturati su ogni contatto.
• Ruoli e permessi granulari, con un registro delle modifiche per scheda.
• Esportazione e cancellazione su richiesta, con dati ospitati nell’Unione Europea.