Jak przenieść dane z HubSpot, Pipedrive czy Salesforce bez strat?
Prawie każda nieudana migracja ma tę samą przyczynę: kontakty przeniesiono, historii nie. Bez historii zespół w ciągu pierwszego miesiąca wraca do starego systemu — albo do Excela.
Krótka odpowiedź
- Wyeksportuj cztery osobne encje: kontakty, firmy, szanse sprzedaży i aktywności (e-maile, rozmowy, notatki).
- Zachowaj oryginalne identyfikatory, aby odtworzyć powiązania kontakt–firma–szansa.
- Oczyść bazę przed importem, a nie po: zaimportowane duplikaty się mnożą.
- Odtwórz etapy lejka pod tymi samymi nazwami, aby raporty historyczne pozostały porównywalne.
- Uruchom oba systemy równolegle na dwa tygodnie, a potem przełącz stary na tryb tylko do odczytu.
Lista kontrolna eksportu
- Kontakty — ze wszystkimi właściwościami niestandardowymi, nie tylko standardowymi.
- Firmy — z NIP, adresem i powiązaniem z ich kontaktami.
- Szanse sprzedaży — z wartością, etapem, datą utworzenia, datą zamknięcia i powodem przegranej.
- Aktywności — e-maile, rozmowy, notatki i spotkania, z datą i autorem.
- Załączniki — oferty i podpisane umowy, jeśli były przechowywane w CRM.
- Użytkownicy — aby szanse trafiły do właściwych osób, a nie na konto ogólne.
Poprawna kolejność importu
- Najpierw utwórz użytkowników, aby przypisania miały dokąd trafić.
- Zaimportuj firmy, bo są „nadrzędne” wobec kontaktów.
- Zaimportuj kontakty i powiąż je z firmami przez oryginalny identyfikator.
- Zaimportuj szanse sprzedaży i powiąż je z kontaktem, firmą i użytkownikiem.
- Aktywności zaimportuj na końcu — jest ich najwięcej i są najwolniejsze.
- Sprawdź na 10 losowo wybranych klientach, czy karta wygląda na kompletną, a nie tylko czy sumy się zgadzają.
Najczęstsze błędy migracji
- Migrowanie wszystkiego, także kontaktów martwych od 5 lat. Nowa baza zaczyna brudna.
- Pomijanie aktywności, bo „jest ich za dużo” — to właśnie one napędzają adopcję.
- Odcięcie dostępu do starego systemu w dniu importu.
- Niesprawdzenie deduplikacji, więc ta sama firma pojawia się trzy razy w różnych zapisach.
Jak pomaga 4softcrm
- Import z plików CSV, także z eksportów z HubSpot, Pipedrive, Salesforce i Zoho, z mapowaniem pól krok po kroku.
- Deduplikacja przy imporcie, aby ten sam kontakt nie trafił do bazy dwa razy.
- Pola własne, dzięki którym nie musisz rezygnować z właściwości ze starego systemu.