Jaka jest różnica między CRM a ERP?
Oba systemy często się myli, bo oba „spinają firmę”. Granica jest prosta: CRM działa przed sprzedażą, ERP po niej.
Krótka odpowiedź
- CRM obsługuje relację handlową: leady, szanse sprzedaży, oferty, działania następcze i klientów.
- ERP obsługuje wewnętrzną realizację: magazyn, zakupy, produkcję, fakturowanie i księgowość.
- Punktem przekazania jest wygrana szansa: tu kończy się CRM, a zaczyna ERP.
- Mała firma prawie zawsze zaczyna od CRM, bo bez sprzedaży nie ma czego realizować.
- Oba systemy się nie wykluczają: można je połączyć, aby faktura powstawała ze zaakceptowanej oferty, bez przepisywania danych.
Tabela porównawcza: CRM a ERP
Co obejmuje każdy z systemów
| Kryterium | CRM | ERP |
|---|---|---|
| Moment w procesie | Przed umową | Po umowie |
| Główni użytkownicy | Sprzedaż, marketing, obsługa klienta | Operacje, zakupy, finanse |
| Obiekt centralny | Kontakt i szansa sprzedaży | Produkt, zamówienie i dokument księgowy |
| Śledzony wskaźnik | Współczynnik konwersji, wartość ważona | Marża, stany magazynowe, przepływy pieniężne |
Jak wygląda przekazanie
- Handlowiec oznacza szansę jako wygraną w CRM i dołącza zaakceptowaną ofertę.
- Dane klienta (nazwa, NIP, adres dostawy) trafiają do ERP bez ponownego wpisywania.
- ERP rezerwuje towar i wystawia fakturę, a ewentualne przekazanie jej do krajowego systemu e-fakturowania odbywa się zgodnie z przepisami.
- Informacja o płatności wraca do CRM, więc handlowiec wie, czy może prosić o kolejne zamówienie.
Najczęstsze błędy
- Kupowanie ERP, aby rozwiązać problem sprzedaży. ERP nie powie, dlaczego tracisz oferty.
- Prowadzenie lejka w module „klienci” ERP, który nie ma etapów, prawdopodobieństw ani przypomnień.
- Duplikowanie bazy kontaktów w obu systemach bez synchronizacji, a potem brak pewności, która jest aktualna.
Jak pomaga 4softcrm
- 4softcrm obejmuje wyłącznie stronę handlową: kontakty, leady, lejek, aktywności i numerowane oferty.
- Z numerowanego dokumentu ofertowego przygotowujesz fakturę w 4invoices przyciskiem „Wystaw fakturę”, bez przepisywania danych.
- API i webhooki, jeśli masz już własny ERP i potrzebujesz tylko pomostu między systemami.