Hvordan migrerer jeg fra HubSpot, Pipedrive eller Salesforce uden tab?
Næsten alle fejlslagne migreringer har samme årsag: kontakterne blev flyttet, historikken blev ikke. Uden historik vender teamet tilbage til det gamle system – eller til Excel – inden for den første måned.
Kort svar
- Eksportér fire separate entiteter: kontakter, virksomheder, aftaler og aktiviteter (e-mails, opkald, noter).
- Bevar de oprindelige identifikatorer, så koblingerne kontakt–virksomhed–aftale kan genopbygges.
- Ryd op i basen før importen, ikke efter: importerede dubletter formerer sig.
- Genopbyg pipelinefaserne med samme navne, så historiske rapporter kan sammenlignes.
- Kør begge systemer parallelt i to uger, og gør så det gamle skrivebeskyttet.
Eksporttjekliste
- Kontakter – med alle brugerdefinerede egenskaber, ikke kun standardfelterne.
- Virksomheder – med CVR-nummer, adresse og koblingen til deres kontakter.
- Aftaler – med værdi, fase, oprettelsesdato, lukkedato og tabsårsag.
- Aktiviteter – e-mails, opkald, noter og møder, med dato og forfatter.
- Vedhæftninger – tilbud og underskrevne kontrakter, hvis de ligger i CRM'et.
- Brugere – så aftaler tildeles de rigtige personer og ikke en generisk konto.
Den rigtige importrækkefølge
- Opret først brugerne, så tildelinger har et sted at lande.
- Importér virksomheder, fordi de er »forældre« til kontakter.
- Importér kontakter, og knyt dem til virksomheder via den oprindelige identifikator.
- Importér aftaler, og knyt dem til kontakt, virksomhed og bruger.
- Importér aktiviteter til sidst – de er mest talrige og langsomst.
- Kontrollér på 10 tilfældigt valgte kunder, at kortet ser komplet ud, ikke kun at totalerne stemmer.
Typiske migreringsfejl
- At migrere alt, også kontakter, der har været døde i 5 år. Den nye base starter beskidt.
- At springe aktiviteter over, »fordi der er for mange« – netop dem driver adoptionen.
- At afskære adgangen til det gamle system samme dag som importen.
- At undlade at kontrollere dubletter, så samme virksomhed optræder tre gange med forskellig stavning.
Sådan hjælper 4softcrm
- Import fra CSV-filer eksporteret fra HubSpot, Pipedrive, Salesforce og Zoho, med feltmapping trin for trin.
- Dubletkontrol ved import, så den samme kontakt ikke havner i databasen to gange.
- Brugerdefinerede felter, så du ikke skal droppe egenskaber fra det gamle system.