Hol tárolódnak a CRM adatai, és miért számít az EU-s tárhely?
Bármely adatauditon az első kérdés: „hol tároljuk az adatokat: saját szerveren, a felhőben, a CRM-ben, táblázatokban vagy papíron?”. A választ dokumentálni kell, nem feltételezni.
Rövid válasz
- A felhőalapú CRM adatai a szolgáltató vagy a tárhelyszolgáltatója adatközpontjaiban vannak.
- Ha ezek az adatközpontok az Európai Gazdasági Térségen kívül vannak, a továbbításhoz további garanciák kellenek.
- A szokásos garanciák a standard szerződéses kikötések és az adattovábbítási hatásvizsgálat.
- Az uniós tárhely nem tesz automatikusan megfelelővé, de kiküszöböli a megfelelőség legbonyolultabb fejezetét.
- Írásban kérje el az adatközpontok helyét és a szolgáltató alfeldolgozóinak listáját.
Mit kérdezzen a szolgáltatótól az aláírás előtt
- „Melyik országban vannak az éles adataimat tároló adatközpontok?”
- „Hol készülnek a biztonsági mentések, és meddig őrzik őket?”
- „Kik az alfeldolgozók, és az adatok melyik részét érintik?”
- „Aláír velem adatfeldolgozói szerződést (DPA)?”
- „Hogyan kapok teljes exportot, és milyen gyorsan, ha megszüntetem a fiókot?”
Miért számít a gyakorlatban
- Az EGT-n kívüli továbbítás garanciák nélkül önmagában jogsértés, akkor is, ha incidens nem történt.
- A nagy B2B ügyfelek a pályázati dokumentációban kérik az adatok helyét; egy kitérő válasz kizárhatja Önt.
- Ellenőrzés esetén meg kell tudnia mutatni, hol vannak az adatok — nem csak a szolgáltató nevét.
- A késleltetés és a rendelkezésre állás is jobb, ha az adatközpont közel van a felhasználókhoz.
Gyakori hibák
- Azt feltételezik, hogy az EU-ban bejegyzett székhelyű szolgáltató automatikusan az EU-ban tárol.
- Figyelmen kívül hagyják az integrációkat: egy összekötő, amely a kapcsolattartókat egy harmadik fél szolgáltatásába küldi, megváltoztatja az adattérképet.
- Nem dokumentálnak semmit, aztán nem tudnak válaszolni az audit első kérdésére.
Hogyan segít a 4softcrm
- Infrastruktúra az Európai Unióban, a biztonsági mentéseket is beleértve.
- Teljes adatexport kérésre, strukturált formátumban.
- Natívan integrált 4b2b-ökoszisztéma, tehát kevesebb harmadik fél összekötő mozgatja az adatokat az EU-n kívülre.