Hogyan tartsam az ügyfél-e-maileket a CRM-ben?
Ha az ügyfélbeszélgetések csak a személyes postafiókokban maradnak, a CRM-kártyák üresek, és senki sem bízik a rendszerben. A megoldás egyszerű szabály: a kereskedelmi levelezés a CRM-ből megy ki.
Rövid válasz
- A 4softcrm-ben az 1:1 e-mailt közvetlenül a kapcsolattartó vagy a lehetőség kártyájáról küldi.
- Az elküldött üzenet a kártya előzményeiben marad, a hívások, megbeszélések, valamint a WhatsApp- és SMS-üzenetek mellett.
- A 4softcrm nem szinkronizálja a Gmail- vagy Outlook-postafiókját; a CRM-en kívül küldött üzenetek nem jelennek meg automatikusan a kártyán.
- A postafiókjában kapott fontos válaszokat tevékenységként rögzíti a lehetőségen.
- A megbeszéléseket a CRM tevékenységnaptárában ütemezi, a kapcsolattartóhoz és a lehetőséghez kötve.
Hol tartja a csapat az egyes kommunikációtípusokat
Egyszerű szabály a csapatnak
| Típus | Hol zajlik | Hogyan kerül a kártyára |
|---|---|---|
| Elküldött kereskedelmi e-mail | A kapcsolattartó vagy a lehetőség kártyájáról | Automatikusan, az előzményekben |
| A postafiókban kapott válasz | Gmailben, Outlookban vagy más levelezőben | Kézzel rögzítve tevékenységként |
Lépések a gyakorlatba ültetéshez
- Egyezzenek meg a csapatban, hogy az árajánlatok és az utánkövetések a CRM-ből mennek, nem személyes postafiókból.
- Ellenőrizze, hogy minden kapcsolattartónak helyes e-mail-címe van a kártyán.
- Küldje el az első e-mailt a lehetőség kártyájáról, és ellenőrizze, hogy megjelenik az előzményekben.
- Rögzítse tevékenységként azokat a válaszokat, amelyek megváltoztatják a lehetőség állapotát.
- Ütemezze a megbeszéléseket a tevékenységnaptárban, hogy megjelenjenek a kártyán és a tevékenységek postafiókjában.
Gyakori hibák
- Az árajánlatokat személyes postafiókból küldik, így a kártyán nem látszik, mit ígértek az ügyfélnek.
- Olyan válaszok, amelyek megváltoztatják a tárgyalást, de soha nem kerülnek be a CRM-be.
- Nincs megőrzési szabály, így a személyes adatokat tartalmazó üzeneteket örökké őrzik.
- Nem tájékoztatják az alkalmazottakat arról, mi kerül rögzítésre a CRM-ben — ez bizalmi és megfelelőségi probléma is.
Hogyan segít a 4softcrm
- Közvetlenül a kapcsolattartó vagy a lehetőség kártyájáról küldött 1:1 e-mail, az előzményekben mentve.
- Tevékenységnaptár és -postafiók, a kapcsolattartóhoz és a lehetőséghez kötött megbeszélésekkel.
- SMS és WhatsApp ugyanarról a kártyáról a 4notify-on át, ugyanabban az előzményben.