Come tengo le e-mail dei clienti nel CRM?
Se le conversazioni coi clienti restano solo nelle caselle personali, le schede del CRM sono vuote e nessuno si fida del sistema. La soluzione è una regola semplice: la corrispondenza commerciale parte dal CRM.
Risposta breve
- In 4softcrm invii l’e-mail one-to-one direttamente dalla scheda del contatto o della trattativa.
- Il messaggio inviato resta nello storico della scheda, accanto a chiamate, riunioni e messaggi WhatsApp o SMS.
- 4softcrm non sincronizza la tua casella Gmail o Outlook; i messaggi inviati fuori dal CRM non compaiono sulla scheda in automatico.
- Le risposte importanti ricevute in casella le registri come attività sulla trattativa.
- Le riunioni le pianifichi nel calendario delle attività del CRM, collegate al contatto e alla trattativa.
Dove il team tiene ogni tipo di comunicazione
Una regola semplice per il team
| Tipo | Dove avviene | Come arriva sulla scheda |
|---|---|---|
| E-mail commerciale inviata | Dalla scheda del contatto o della trattativa | Automaticamente, nello storico |
| Risposta ricevuta in casella | In Gmail, Outlook o un altro client di posta | Registrata a mano come attività |
Passi da mettere in pratica
- Concordate come team che preventivi e follow-up partono dal CRM, non da una casella personale.
- Verifica che ogni contatto abbia sulla scheda l’indirizzo e-mail corretto.
- Invia la prima e-mail dalla scheda della trattativa e controlla che compaia nello storico.
- Registra come attività le risposte che cambiano lo stato della trattativa.
- Pianifica le riunioni nel calendario delle attività, così compaiono sulla scheda e nella casella delle attività.
Errori comuni
- Preventivi inviati da una casella personale, quindi la scheda non mostra cosa è stato promesso al cliente.
- Risposte che cambiano la negoziazione ma non vengono mai registrate nel CRM.
- Nessuna politica di conservazione, quindi messaggi con dati personali tenuti per sempre.
- Non informare i dipendenti su cosa viene registrato nel CRM — un problema sia di fiducia sia di conformità.
Come ti aiuta 4softcrm
- E-mail one-to-one inviata direttamente dalla scheda del contatto o della trattativa, salvata nello storico.
- Calendario e casella delle attività, con riunioni collegate al contatto e alla trattativa.
- SMS e WhatsApp inviati dalla stessa scheda tramite 4notify, nello stesso storico.