Come migro i dati da HubSpot, Pipedrive o Salesforce senza perdite?
Quasi ogni migrazione fallita ha la stessa causa: i contatti sono stati spostati, lo storico no. Senza storico, il team torna al vecchio sistema — o a Excel — entro il primo mese.
Risposta breve
- Esporta quattro entità distinte: contatti, aziende, trattative e attività (e-mail, chiamate, note).
- Mantieni gli identificativi originali, così i legami contatto–azienda–trattativa si possono ricostruire.
- Pulisci la base prima dell’importazione, non dopo: i duplicati importati si moltiplicano.
- Ricostruisci le fasi della pipeline con gli stessi nomi, così i report storici restano confrontabili.
- Fai girare i due sistemi in parallelo per due settimane, poi porta il vecchio in sola lettura.
Checklist di esportazione
- Contatti — con ogni proprietà personalizzata, non solo quelle standard.
- Aziende — con partita IVA, indirizzo e il legame con i loro contatti.
- Trattative — con valore, fase, data di creazione, data di chiusura e motivo di perdita.
- Attività — e-mail, chiamate, note e riunioni, con data e autore.
- Allegati — preventivi e contratti firmati, se conservati nel CRM.
- Utenti — così le trattative sono assegnate alle persone giuste, non a un account generico.
L’ordine corretto di importazione
- Crea prima gli utenti, così le assegnazioni hanno dove arrivare.
- Importa le aziende, perché sono il «genitore» dei contatti.
- Importa i contatti e collegali alle aziende tramite l’identificativo originale.
- Importa le trattative e collegale a contatto, azienda e utente.
- Importa le attività per ultime — sono le più numerose e le più lente.
- Controlla su 10 clienti scelti a caso che la scheda sia completa, non solo che i totali coincidano.
Errori comuni di migrazione
- Migrare tutto, compresi i contatti morti da 5 anni. La nuova base nasce sporca.
- Saltare le attività perché «sono troppe» — sono proprio quelle che guidano l’adozione.
- Togliere l’accesso al vecchio sistema lo stesso giorno dell’importazione.
- Non controllare la deduplica, così la stessa azienda compare tre volte con grafie diverse.
Come ti aiuta 4softcrm
- Importazione da CSV — anche dai file esportati da HubSpot, Pipedrive, Salesforce e Zoho — con associazione dei campi passo per passo.
- Deduplica all’importazione, così lo stesso contatto non entra due volte nella base.
- Campi personalizzati, così non devi rinunciare alle proprietà del vecchio sistema.