Kan ik mijn CRM koppelen aan facturatie en e-facturatie?
Ja, voor het opstellen van de factuur: een geaccepteerde offerte levert de gegevens voor een factuur in 4invoices, zonder overtypen. Het indienen bij een nationaal e-facturatiesysteem is een aparte, gereguleerde stap.
Kort antwoord
- Vanuit een geaccepteerde offerte of gewonnen deal maak je de factuur in 4invoices aan, met de klantgegevens al ingevuld.
- 4softcrm en 4invoices sturen facturen niet zelf door naar een nationaal e-facturatiesysteem; die stap is apart en wordt per land geregeld.
- Zodra er is gefactureerd, wordt de offerte in het CRM alleen-lezen, zodat ze niet meer wijzigt.
- Voor andere factuursoftware of een eigen ERP werk je met API-sleutels en webhooks.
- Controleer altijd of btw-nummer en adres in het CRM fiscaal kloppen, en welke regels voor e-facturatie in jouw land en voor jouw afnemers gelden.
De route van deal tot factuur
- De verkoper markeert de deal als gewonnen en voegt de geaccepteerde offerte toe.
- De klantgegevens (naam, btw-nummer, adres) staan al op de kaart en op de offerte.
- Met de knop “Factuur maken” maak je in 4invoices de factuur aan op basis van de geaccepteerde offerte.
- Het indienen bij een nationaal e-facturatiesysteem, als dat voor deze afnemer vereist is, is een aparte stap buiten 4softcrm en 4invoices — volgens de regels van jouw land.
- Zodra er is gefactureerd, wordt de offerte in het CRM alleen-lezen.
Wat je controleert voordat je de koppeling gebruikt
- Dat de fiscale gegevens in het CRM kloppen — een verkeerd btw-nummer komt later terug als correctie.
- Wie de factuur mag aanmaken: niet elke verkoper hoeft dat te kunnen.
- Welke regels voor e-facturatie gelden in jouw land en voor jouw afnemers, bijvoorbeeld bij facturen aan overheidsinstanties — controleer de actuele nationale regels.
- Hoe je creditnota’s en gedeeltelijke facturen afhandelt in het factuurpakket.
Veelgemaakte fouten
- Fiscale gegevens alleen in het factuurpakket bijhouden terwijl het CRM handelsnamen bevat — ze komen nooit overeen.
- Aannemen dat een factuur automatisch bij een nationaal systeem wordt ingediend, terwijl dat een aparte stap is.
- De facturatie zonder menselijke controle automatiseren bij grote orders.
Hoe 4softcrm helpt
- Een koppeling met 4invoices om vanuit de offerte de factuur te maken, zonder connectoren van derden.
- API en webhooks als je andere factuursoftware of een eigen ERP gebruikt.
- Aparte rechten voor het aanmaken van documenten, los van toegang tot de pijplijn.