Hoe migreer ik van HubSpot, Pipedrive of Salesforce zonder dataverlies?
Bijna elke mislukte migratie heeft dezelfde oorzaak: de contactpersonen zijn verhuisd, de geschiedenis niet. Zonder geschiedenis valt het team binnen de eerste maand terug op het oude systeem — of op Excel.
Kort antwoord
- Exporteer vier aparte entiteiten: contactpersonen, bedrijven, deals en activiteiten (e-mails, gesprekken, notities).
- Behoud de oorspronkelijke identificaties, zodat de koppelingen contactpersoon–bedrijf–deal kunnen worden hersteld.
- Maak het bestand schoon vóór de import, niet erna: geïmporteerde dubbelen vermenigvuldigen zich.
- Bouw de pijplijnfases opnieuw op met dezelfde namen, zodat historische rapportages vergelijkbaar blijven.
- Draai beide systemen twee weken parallel en zet het oude daarna op alleen-lezen.
Exportchecklist
- Contactpersonen — met elke aangepaste eigenschap, niet alleen de standaardvelden.
- Bedrijven — met btw-nummer, adres en de koppeling naar hun contactpersonen.
- Deals — met waarde, fase, aanmaakdatum, sluitingsdatum en reden van verlies.
- Activiteiten — e-mails, gesprekken, notities en afspraken, met datum en auteur.
- Bijlagen — offertes en getekende contracten, als ze in het CRM staan.
- Gebruikers — zodat deals aan de juiste mensen worden toegewezen, niet aan een generiek account.
De juiste importvolgorde
- Maak eerst de gebruikers aan, zodat toewijzingen ergens kunnen landen.
- Importeer bedrijven, want die zijn de “ouder” van contactpersonen.
- Importeer contactpersonen en koppel ze aan bedrijven via de oorspronkelijke identificatie.
- Importeer deals en koppel ze aan contactpersoon, bedrijf en gebruiker.
- Importeer activiteiten als laatste — dat zijn er het meest en het traagst.
- Controleer bij 10 willekeurige klanten of de kaart compleet oogt, niet alleen of de totalen kloppen.
Veelgemaakte migratiefouten
- Alles migreren, ook contactpersonen die al 5 jaar dood zijn. Het nieuwe bestand begint vuil.
- Activiteiten overslaan omdat “het er te veel zijn” — dat is precies wat adoptie stimuleert.
- De toegang tot het oude systeem op dezelfde dag als de import afsnijden.
- Ontdubbelen niet controleren, zodat hetzelfde bedrijf drie keer met verschillende schrijfwijzen verschijnt.
Hoe 4softcrm helpt
- Import via CSV-bestanden, ook uit exports van HubSpot, Pipedrive, Salesforce en Zoho, met veldkoppeling stap voor stap.
- Ontdubbelen bij de import, zodat hetzelfde contact niet twee keer in de database komt.
- Aangepaste velden, zodat je geen eigenschappen uit het oude systeem hoeft te schrappen.