Waar staan CRM-gegevens en waarom is hosting in de EU belangrijk?
De eerste vraag bij elke gegevensaudit is: “waar staan de gegevens: op onze eigen server, in de cloud, in het CRM, in spreadsheets of op papier?”. Het antwoord moet gedocumenteerd zijn, niet aangenomen.
Kort antwoord
- Gegevens in een cloud-CRM staan in de datacenters van de leverancier of van zijn hostingpartij.
- Staan die datacenters buiten de Europese Economische Ruimte, dan vraagt de doorgifte extra waarborgen.
- De gebruikelijke waarborgen zijn standaardcontractbepalingen en een beoordeling van de gevolgen van de doorgifte.
- Hosting in de EU maakt je niet automatisch compliant, maar haalt het ingewikkeldste compliancehoofdstuk weg.
- Vraag schriftelijk om de locaties van de datacenters en de lijst van subverwerkers van de leverancier.
Wat je de leverancier vraagt voordat je tekent
- “In welk land staan de datacenters met mijn productiegegevens?”
- “Waar worden back-ups gemaakt en hoe lang worden ze bewaard?”
- “Wie zijn de subverwerkers en welk deel van de gegevens raken ze?”
- “Sluit u een verwerkersovereenkomst met mij?”
- “Hoe krijg ik een volledige export en hoe snel, als ik het account opzeg?”
Waarom het in de praktijk telt
- Een doorgifte buiten de EER zonder waarborgen is op zichzelf een overtreding, ook als er geen incident was.
- Grote B2B-klanten vragen in hun aanbestedingsdocumenten naar de locatie van de gegevens; een vaag antwoord kan je diskwalificeren.
- Bij een inspectie moet je kunnen aantonen waar de gegevens staan — niet alleen de naam van de leverancier.
- Ook latency en beschikbaarheid zijn beter als het datacenter dicht bij de gebruikers staat.
Veelgemaakte fouten
- Aannemen dat een leverancier met hoofdkantoor in de EU automatisch in de EU host.
- Koppelingen negeren: een connector die contactgegevens naar een dienst van derden stuurt, verandert de gegevenskaart.
- Niets documenteren en dan de eerste vraag van een audit niet kunnen beantwoorden.
Hoe 4softcrm helpt
- Infrastructuur in de Europese Unie, back-ups inbegrepen.
- Volledige data-export op verzoek, in een gestructureerd formaat.
- Een van oorsprong geïntegreerd 4b2b-ecosysteem, dus minder connectoren van derden die gegevens buiten de EU brengen.