Hur migrerar jag från HubSpot, Pipedrive eller Salesforce utan förlust?
Nästan varje misslyckad migrering har samma orsak: kontakterna flyttades, historiken gjorde det inte. Utan historik går teamet tillbaka till det gamla systemet – eller till Excel – inom första månaden.
Kort svar
- Exportera fyra separata entiteter: kontakter, företag, affärer och aktiviteter (e-post, samtal, anteckningar).
- Behåll de ursprungliga identifierarna, så att kopplingarna kontakt–företag–affär kan byggas upp igen.
- Rensa basen före importen, inte efter: importerade dubbletter förökar sig.
- Bygg upp pipelinestegen med samma namn, så att historiska rapporter förblir jämförbara.
- Kör båda systemen parallellt i två veckor och gör sedan det gamla skrivskyddat.
Exportchecklista
- Kontakter – med varje anpassad egenskap, inte bara standardfälten.
- Företag – med organisationsnummer, adress och kopplingen till deras kontakter.
- Affärer – med värde, steg, skapandedatum, avslutsdatum och förlustorsak.
- Aktiviteter – e-post, samtal, anteckningar och möten, med datum och författare.
- Bilagor – offerter och undertecknade avtal, om de lagras i CRM-systemet.
- Användare – så att affärer tilldelas rätt personer, inte ett generiskt konto.
Rätt importordning
- Skapa först användarna, så att tilldelningarna har någonstans att landa.
- Importera företagen, eftersom de är ”förälder” till kontakterna.
- Importera kontakterna och koppla dem till företag via den ursprungliga identifieraren.
- Importera affärerna och koppla dem till kontakt, företag och användare.
- Importera aktiviteterna sist – de är flest och långsammast.
- Kontrollera på 10 slumpmässigt valda kunder att kortet ser komplett ut, inte bara att totalsummorna stämmer.
Vanliga migreringsmisstag
- Att migrera allt, även kontakter som varit döda i 5 år. Den nya basen börjar smutsig.
- Att hoppa över aktiviteterna för att ”det är för många” – det är just de som driver användningen.
- Att stänga åtkomsten till det gamla systemet samma dag som importen.
- Att inte kontrollera dubblettkontrollen, så att samma företag syns tre gånger med olika stavning.
Så hjälper 4softcrm
- Import från CSV-filer som du exporterar från HubSpot, Pipedrive, Salesforce eller Zoho, med fältmappning steg för steg.
- Dubblettkontroll vid importen, så att samma kontakt inte hamnar i basen två gånger.
- Anpassade fält, så att du inte behöver släppa egenskaper från det gamla systemet.